La surestimation du potentiel numérique est un phénomène courant, qui peut survenir à la mise en place d’un nouveau projet informatique.

Cette surestimation se décline en trois principes :

  • La surestimation des effectifs ;
  • La surestimation des compétences ;
  • La surestimation de l’environnement technique.

Attention ! Nous ne parlons pas ici de « surestimation » au sens, « votre organisation est plus mauvaise que vous le pensez », pas du tout. L’idée de cet article est de vous sensibiliser à l’importance d’évaluer correctement les manques et les prérequis de votre organisation, avant de mettre en place un nouveau projet informatique.

On ne le dit jamais assez. Un nouveau logiciel, appli, système, ne solutionne pas les problèmes de fond, il les exacerbe ! C’est pour cela qu’il est important de prendre du recul à chaque nouveau projet et d’y intégrer toutes les personnes concernées.

Alors, comment savoir si on surestime le potentiel numérique de son organisation ? Quels sont les effets ? Comment y pallier ?

#1 Comment se décline la surestimation du potentiel numérique ?

Il y a 3 périmètres à prendre en compte :

  • Les effectifs ;
  • Les compétences ;
  • L’environnement technique.
Qu’est-ce qu’on surestime concernant les effectifs ?    
A. Le nombre de personne réellement disponibles pour travailler sur le projet

Le facteur de surestimation ?
o Voir des disponibilités dans les plannings des équipes et ne pas confirmer auprès d’elles qu’il s’agit d’une réelle disponibilité

o Des problématiques de priorisation du côté des équipes qui pensent être disponibles mais n’ont pas vérifié en amont si elles l’étaient vraiment

Les effets ?
o Du retard qui s’accumule entre les projets en cours, déjà en retard et à venir

o Une surcharge

o Des doublons, des conflits de planning		   B. La capacité de ces personnes à prendre en charge un nouveau projet

Le facteur de surestimation ?
o Ne pas prendre le temps d’évaluer le reste à faire des projets déjà en cours ou en retard

o Ne pas tenir compte d’une potentialité d’imprévu

Les effets ?
o Du côté des équipes techniques, une mise en place parfois bâclée, qui peut mener à une régression des technologies à la prochaine mise à jour

o Une mise en place, sans documentation, ni accompagnement

o Du côté des équipes métier, une mauvaise prise en main des outils, qui génèrent une surcharge et/ou des erreurs de saisie

C. Le nombre de personne nécessaire pour travailler sur le projet

Le facteur de surestimation ?
o Recruter ou externaliser, en cas de problématique de planning ou d’organisation, plutôt que de réévaluer les charges de travail
– OU –
o Manque de moyens et/ou de professionnel•les disponibles (pour ce sujet-là, nous n’avons pas vraiment de solutions, mais il doit quand même être pris en compte)

Les effets ?
o Des surcoûts
o Un fort turn-over
o Des retards
o Désengagement des équipes

Qu’est-ce qu’on surestime concernant les compétences ?  
La maîtrise réelle des technologies qui vont être mises en place

Le facteur de surestimation ?
o Ne pas valider auprès des équipes techniques leur niveau de compétences, ni le temps qu’il leurs faudra pour monter en compétences

o Ne pas avoir passé en revue les compétences requises pour aboutir le projet

o Ne pas valider auprès des équipes métier qu’elles savent utiliser la solution qui va être mise en place, ni si elles ont besoin d’un accompagnement

Les effets ?
o Frustration des équipes
o Rétention d’informations
o Surcharge des équipes		  
Qu’est-ce qu’on surestime concernant l’environnement technique ?
o La compatibilité avec l’existant
o La fiabilité de son système d’information
o La capacité à maintenir un nouveau projet dans le temps
o L’ancienneté de son environnement

Le facteur de surestimation ?
Pour tous ces points, le facteur de surestimation, c’est le manque ou la trop brève évaluation de l’existant technique

Les effets ?
o Coûts imprévus
o Perte de données
o Régression
o Pannes
o Failles de sécurité

#2 Comment pallier ces différentes situations ?

A. Pour la surestimation des effectifs

  • Avant de positionner les équipes, passer en revue les projets en cours et en retard
  • Définir les plannings de manière collaborative, en tenant toujours des projets inachevés
  • Valider régulièrement, auprès des équipes, que les niveaux de priorisation restent cohérents et réalisables
  • Ne pas hésiter à mettre des sujets en pause ou à reporter des échéances, s’il n’y a pas d’autres alternatives

B. Pour la surestimation des compétences

  • Passer en revue les compétences requises pour mettre en place un nouveau projet informatique, des équipes techniques, jusqu’aux utilisateurs finaux
  • Valider la capacité de chaque partie prenante à comprendre et prendre en main les tâches qui vont leur être assignées
  • Anticiper et bloquer du temps pour que les parties prenantes puissent monter en compétences, si la solution le requiert
  • Anticiper et bloquer du temps pour accompagner les utilisateurs finaux

C. Pour la surestimation de l’environnement technique

  • Évaluer sa dette technique
  • Définir des critères de compatibilité et de sécurité
  • Réaliser des mises à jour
  • Réaliser des tests de manière systématique et structuré
  • Réaliser des sauvegardes régulières
  • Définir un plan de maintenance et des modalités de support
  • Communiquer régulièrement sur l’arrivée d’une nouvelle solution et les imprévus éventuels : indisponibilité, coupure de connexion, perte de données…