Comment mettre en place une feuille de route pour un projet informatique ?

« Alors on en est où ? »

Cette question anodine suscite à la fois de l’enthousiasme (quand on a bien avancé) mais aussi beaucoup de frustration (quand on est en retard ou qu’on ne sait pas).

Pour arriver à y répondre sans stress, il y a un outil imparable, à la fois collaboratif et structurant : le feuille de route (ou roadmap).

Quelle que soit la forme que vous lui donnez, la feuille de route permet à tous les intervenant•es d’un projet informatique :

 

• Identifier les rôles et les relations entre chaque personne
• Comprendre les objectifs du projet
• Suivre les avancées et les communiquer
• Prioriser et réagir en cas de retard

C’est l’outil qu’il vous faut ? On vous explique en quelques étapes comment définir votre feuille de route IT.

 

#1 — C’est quoi une feuille de route concrètement ?

Une feuille de route, également appelée roadmap, est un document qui présente les principales étapes à suivre pour réaliser un projet. Ces étapes ont pour vocation d’être ensuite planifiées dans le temps.

Pour un projet informatique, à quelques spécificités près, le découpage est assez standard :

 

1. Analyse de l’existant
2. Conception
3. Développement
4. Test
5. Déploiement
6. Maintenance

 

#2 — Comment structurer une feuille de route ?

Une feuille de route se structure en trois grandes parties :

 

• Tout d’abords, vous définissez des « jalons », c’est-à-dire un ensemble de temps forts et/ou d’objectifs à atteindre
• Dans ces jalons, vous spécifiez des tâches à réaliser pour atteindre chaque objectif. En fonction des jalons, il y a peut-être un ensemble de tâches à rassembler en « chantier », qui constituent un « sous-jalon »
• Pour chaque tâche ou chantier, vous associez des personnes qui auront chacune des responsabilités dans la réalisation des tâches
• Ceci fait, vous inscrivez un niveau de priorité et des échéances pour chaque tâche ou chantier
• À l’issue de ce découpage, vous avez suffisamment d’éléments pour faire un planning

 

#3 — Quels sont les contenus les plus importants à suivre dans une feuille de route ?

Pour que votre feuille de route soit efficace, il y a plusieurs éléments importants à intégrer, et à valider régulièrement :

 

À intégrer	À valider
Les charges temps	Combien de temps faut-il pour réaliser une tâche ? Ce temps a-t-il été respecté ?
Le budget	Combien a-t-on investi pour aboutir un jalon ?Combien a-t-on réellement dépensé ?
Les rôles et responsabilités	Les rôles sont-ils cohérents ? Les niveaux de responsabilité sont-ils clairs ? Les effectifs sont-ils suffisants ?

C’est uniquement sur la base de ces éléments, qu’il est possible de définir une feuille de route claire, et suffisamment précise pour piloter un projet.

 

#4 — Comment mettre à jour une feuille de route ?  

Nous mettons une feuille de route à jour dans les situations suivantes :

 

• Quand un chantier, une tâche ou un jalon est terminé
• Quand un risque vient impacter ou remettre en question la réalisation d’un chantier ou d’une tâche
• Quand une tâche a été mal estimée, ou qu’une nouvelle tâche doit être ajoutée et planifiée

 

#5 — Qui doit avoir la charge du suivi d’une feuille de route ?

Une feuille de route est gérée et pilotée par un•e chef•fe de projet, qui la met à jour en collaborant avec les différents intervenant•es du projet :

 

• Les équipes métiers ;
• Les services IT ;
• Les intervenant•es externes.

 

#6 — Quels sont les supports les plus pertinents pour mettre en forme une feuille de route ?

Il n’existe pas de supports prédominants pour définir une feuille de route, cela dépend des affinités du/de la responsable du projet, avec les outils qu’il/elle utilise habituellement.

En revanche, on peut identifier des usages spécifiques en fonction du support :

 

• Les outils de bureautique (type Suite Office) :
  • EXCEL : Utiliser pour définir le planning et organiser les chantiers du projet
  • PowerPoint : Utiliser pour communiquer les avancées et réaliser le reporting lié à la feuille de route
  • Sharepoint : Utiliser pour communiquer les avancées de manière plus ludique et visuelle, pour associer des documents
• Les outils de gestion de backlog type JIRA ou Trello : Outil tout-en-un, très orienté développement informatique, pour planifier et définir les chantiers d’un projet en même temps
• Les outils de planning type Planner ou Monday : Outil collaboratif, plutôt orienté processus, qui permet à la fois de planifier et de donner une vue d’ensemble au projet

 

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Une fois structurée, les rôles clarifiés et les différentes charges du projet définies, le suivi d’une feuille de route offre plusieurs bénéfices :

 

• Fluidifier la communication : Une feuille de route est facile à lire ce qui permet de rapidement communiquer sur ses avancées, blocages, etc. auprès de n’importe quel interlocuteur d’un projet
• Renforcer la collaboration : Ce document unique et central permet de renforcer les échanges et le travail entre les équipes IT et les équipes métiers
• Faciliter la prise de décision : Une feuille de route permet de rapidement mettre en avant des risques capacitaires, financiers ou les conflits de planning, afin de prendre des décisions
• Prioriser les chantiers : Une feuille de route permet rapidement d’identifier et de définir des priorités vis-à-vis des jalons importants, de leur complexité de réalisation et des délais de livraison