Transformation digitale : quels sont les impacts de la surcharge d’outils ?
« On ne pourrait pas trouver un outil pour ça ? » Qu’il s’agisse de sujets RH, IT, commerciaux ou managériaux, on vient à poser cette question pour combler un manque ou pour gagner en efficacité. Au prime abord, cette question peut paraître sans risque.
Cependant, à force de la répéter, on peut frôler alors le « solutionnisme technologique »[1]. Cette idéologie sociale, véritable biais de notre ère numérique, transforme chaque problème en sujet technique, auquel on apporte une solution technique, même quand le problème n’a pas été pleinement adressé aux personnes concernées. En d’autres termes, à force mettre en place logiciel sur logiciel, application sur application, on en oublie les problèmes de fond.
Un outil est un moyen de résoudre des problèmes, mais il n’est jamais une solution « miracle ». Alors quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’entreprise ? Comment éviter d'installer trop d'outils ?
#1 - Les impacts sur l’Humain
Derrière chaque nouvel outil, il peut y avoir 2 types de besoin…
- Le Besoin Interne, remonté par le Métier ou le Management
- Le Besoin Externe, remonté par le Client ou le Commercial ou le Marketing
…Et plusieurs parties prenantes :
- La direction et le management
- La chefferie de projet
- Les équipes techniques
- Les équipes métier
- Les ressources externes
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur ces personnes ?
- Le rejet et le désengagement
- La perte de cohésion
- Des difficultés à maintenir l’activité opérationnelle
- Le cloisonnement
- L’augmentation de risques psychosociaux
À quel moment, on se risque à imposer une surcharge ?
- Quand on ne prend pas le temps de questionner le besoin en fonction de l’émetteur
- Quand on n’étudie pas le temps, ni la capacité des utilisateurs finaux à prendre en main le nouvel outil
- Quand on traite toutes les demandes comme un besoin général
Pour éviter la surcharge, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qui sont les personnes concernées par l’outil : les décisionnaires, les sponsors, les ambassadeurs, les référents techniques, les référents métiers et surtout les utilisateurs finaux ?
- Depuis combien de temps est-ce que le besoin a été émis ?
- Le besoin qui a été remonté est-il un besoin général ou un cas particulier ?
- Le problème à résoudre soulève-t-il des sujets de fonds : défaut d’organisation, conflits, manque de compétences en interne, manque de moyens… ?
- Avez-vous suffisamment de personnes qualifiées pour mettre en place l’outil de bout en bout ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils été sollicités dans la validation du besoin ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils le niveau de compétences suffisant pour utiliser l’outil ?
- Des dispositifs d’accompagnement et/ou d’acculturation sont-ils à prévoir ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration complète d’un cahier des charges fonctionnel
- La validation d’une solution technique ou d’une solution managériale
- Une conduite du changement anticipée
- La réduction des frictions aux changements
- La réduction des risques psychosociaux
#2 - Les impacts sur l’Organisation
Dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil, il y a plusieurs sujets organisationnels à soulever :
- Les objectifs associés à la mise en place de l’outil et leur suivi
- Les moyens de suivi des avancées
- Le planning global et sa répartition de temps
- Les disponibilités des équipes
- Les contrats et les coûts financiers
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’organisation ?
- Le cloisonnement
- Les retards
- La perte de visibilité sur les avancées
- La perte de visibilité sur les dépenses et les surcoûts
- La multiplication des contrats et/ou les litiges fournisseurs
- Le manque de fluidité dans la communication interne voire une absence de communication interne
À quel moment, on se risque à surcharger l’organisation ?
- Quand on n’a pas clarifié et formalisé les objectifs associés à l’outil
- Quand on n’a pas défini de suivi de projet : moyens de suivi, communication interne, critères de réussite, points d’attention, gouvernance, rôle…
- Quand on n’a pas planifié les actions de mise en place
- Quand on n’a pas estimé avec les équipes concernées le temps nécessaire pour aboutir chaque action
- Quand on n’a pas validé les disponibilités des équipes
- Quand on n’a pas analysé le référentiel d’outils existant
- Quand on n’a pas passé en revue les contrats fournisseurs actuels
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qu’est-ce que vous attendez du nouvel outil ?
- Avez-vous un budget clair ? Savez-vous réaliser un budget pour un projet informatique ?
- Comment allez-vous suivre et communiquer sur les avancées de la mise en place ?
- Quelles sont les échéances du projet ? Un planning a-t-il été fait ?
- Combien de temps faut-il aux équipes, aux fournisseurs pour délivrer leurs tâches ?
- Les équipes ont-elles d’autres projets en parallèle ? Sont-elles disponibles ?
- A-t-on déjà un outil similaire ? Qu’est-ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas avec cet outil ?
- A-t-on des contrats à résilier ? Quels sont les délais ? Les coûts de résiliation ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration de la gestion de projet : planning, charges, coûts, gouvernance…
- La définition de la stratégie de communication interne
- Des équipes peu voire pas immobilisées pour leurs autres activités
- Une orientation projet plus cohérente : maintien de la mise en place d’un nouvel outil ou commande de développement spécifique pour un outil existant ou amélioration de l’existant
- Un budget plus maîtrisé, plus transparent
- Une maîtrise des coûts : pas de doublon, pas de litige de contrat, des délais de résiliation anticipés…
#3 - Les impacts techniques
L’environnement technique de l’entreprise regroupe plusieurs périmètres :
- L’équipe technique
- Le matériel informatique et/ou le système d’information
- Les logiciels existants et la gestion des données
- La maintenance
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’environnement technique ?
- Des retards
- Augmentation de la dette technique
- Incompatibilité des logiciels et/ou du système d’information
- Perte de visibilité sur l’inventaire des logiciels existants
- Augmentation des risques de sécurité
- Perte de données
- Surcoût de maintenance et de support
À quel moment, on se risque à surcharger l’environnement technique ?
- Quand on multiplie les anciennes versions de logiciel ou d’application
- Quand on choisit un outil sans valider s’il est compatible avec l’existant
- Quand on ne tient pas à un jour son inventaire d’outils
- Quand on n’intègre pas de critères de sécurité dans le choix et le paramétrage de l’outil
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans les études de faisabilité et/ou analyse de risque
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans l’estimation des temps
- Quand on n’a pas de référentiel de données ni de programmes de reprise de données
- Quand on n’a pas anticipé les charges de maintenance (temps et coût) ou qu’on a omis la maintenance
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Les équipes techniques sont-elles disponibles ?
- Les technologies requises sont-elles maîtrisées ?
- Quels sont les outils existants ? En avons-nous besoin pour le nouvel outil ?
- Les outils existants sont-ils tous à jour ?
- Est-ce que l’outil choisi est compatible avec les outils existants ?
- La mise en place d’un nouvel outil nécessite-t-elle une montée en version ?
- Quel est le niveau de sécurité du nouvel outil ?
- Quelles sont les contraintes de sécurité à appliquer au nouvel outil ?
- Quelles sont les données à intégrer dans le nouvel outil ? Où sont ces données ? Qui est en mesure de les intégrer ?
- A-t-on prévu le support du nouvel outil ?
- Des évolutions sont-elles à prévoir ?
- La maintenance a-t-elle été intégrée au budget ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Un cahier des charges technique réaliste
- Un planning de mise en œuvre détaillé
- La validation technique de l’outil
- La mise en place de bonnes pratiques de sécurité
- Le maintien de la continuité d’activité
- La maîtrise des coûts
Un trop grand nombre d’outils, loin de valoriser le caractère innovant d’une organisation, surcharge surtout les équipes et l’environnement nécessaire à son bon fonctionnement.
Si le sujet n’est pas résolu assez tôt, cela impact très fortement l’Humain, l’Organisation et l’Environnement technique. Un nouvel outil révèle souvent des problématiques de fonds. Si celles-ci ne sont pas résolues avant la mise en place, on ne fait que répliquer voire renforcer des problèmes managériaux, dans les processus de la solution technique.
Ce qui entraîne :
- des retards ;
- une perte de visibilité ;
- des surcoûts et des litiges contractuels ;
- des limites techniques difficiles à maintenir ;
- du désengagement des équipes.
Face à la surcharge d’outil, il y a un ensemble de questions à se poser en amont de la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application. Ces questions peuvent paraître un peu lourdes et chronophages mais elles ont le méritent de :
- Rassembler tous les acteurs concernés par la mise en place
- Consolider une vision commune
- Clarifier les objectifs et les problèmes de fond
- Résoudre ces problèmes de fond
- Structurer la gestion de projet
- Maîtriser les investissements financiers
- Miser sur l’amélioration et la consolidatio
[1] Idéologie sociologique définie et démontée par le chercheur et auteur Evgeny Morozov
Les métiers du numérique sont-ils accessibles aux personnes neuro-atypiques ?
Est-ce que le secteur du numérique est un secteur d’avenir professionnel pour les personnes neuro-atypiques ? À une ère où le numérique devient nécessaire au quotidien, il est primordial que tout le monde puisse avoir accès au recrutement.
De plus, le secteur numérique lui-même est en plein essor. Les technologies évoluent, les métiers aussi, ce qui accroît également les besoins en compétences.
En 2018, Pôle Emploi a recensé plus de 71 000 offres d’emploi. Cet essor ne cessera pas dans les prochaines années. Mais concrètement le numérique permet-il un accès plus facile à l’emploi pour tous ? Comment cela s’organise-t-il ? Pour quels types de handicap ? Comment cela-est-il possible ?
#1 - Le secteur numérique,en plein essor pour tous ?
Constat, réactions !
En France, les secteurs du numérique offrent 34 000 emplois nets. On estime que 85 % des métiers de 2030 n’existent pas encore ou que plus de 191 000 emplois sont à pourvoir d’ici 2022. En 2018, l’étude, le développement informatique, la maintenance informatique et la bureautique sont les activités qui ont le plus recrutés. Pourtant, les offres d’emplois sont plus importantes que la main d’œuvre qualifiée.
Principaux métiers en tension : les développeur·ses, les expert·e·s en sécurité des réseaux et les architectes des systèmes d’Information. Le secteur numérique, bien qu’en besoin de profils, n’est pas inclusif. Le candidat type restait ancré à des critères obsolètes : Homme de plus de 40 ans, en CDI, et parisien.
C’est pour palier à ce constat que Diversidays et l’association l’Agefiph ont uni leurs forces. En effet, pour Didier Eyssartier, directeur général de l’Agefiph* : ce partenariat rappelle « que les situations de handicap ne sont pas un frein pour profiter du formidable levier d’insertion professionnelle que sont les métiers du numérique. Aujourd’hui, nos ambitions communes en matière d'égalité des chances et d’inclusion, dans un secteur en recherche continue de talents, se réalisent ».
Qui embaucher ?
Les personnes en situation de handicap représentent à peine 4% de travailleurs en emploi direct dans le secteur privé et moins de 2% des réorientations professionnelles. Pour l’Agediph, plusieurs facteurs sont en cause :
- Un manque d’adaptabilités
- Un manque d’informations accessibles
- Un manque de politiques efficaces d’inclusion dans les entreprises
Si toutes les personnes en situation de handicap ne sont pas aptes à travailler dans le secteur numérique, les personnes neuro-atypiques**, elles, sont toutes indiquées ; en contrepartie de certains aménagements.
#2 - Les personnes neuro-atypiques, candidats idéaux au recrutement du secteur numérique
Témoignages de recrutement réussi
Laurent Delannoy, cofondateur et président d’Avencod témoigne de la qualité du travail observée chez les personnes neuro-atypiques : « Ce sont des talents remarquables, intelligents et doués d’une grande capacité de concentration. Mais bien souvent leur insertion professionnelle est freinée, voire empêchée, en raison de leur difficulté à décoder les situations de la vie quotidienne ». Ce témoignage est représentatif de l’expérience des personnes porteuses d’autisme travaillant dans ces métiers numériques qui, plutôt sédentaires avec peu d’interactions sociales s’adaptent parfaitement à leurs comportements et besoins. Leurs capacités de mémorisation, d’analyse, leur esprit créatif, leur attention minutieuse et leur goût pour l’informatique font d’eux des candidats de valeurs pour les entreprises.
Vincent Bouchot, référent handicap dans le groupe BRGM à Orléans donne un constat similaire : « Nous avons 36 salariés handicapés, soit 4,7% de nos effectifs et la moitié de leurs postes de travail ont été aménagés ». Il témoignage de l’intégration de Blanche, porteuse d’autisme, qui a commencé en stage de 6 mois avant d’être embauché en CDD. Son processus de recrutement avait été adapté afin de lui éviter tout stress inutile.
Les solutions techniques !
Mounira Hamdi & Anthony Babkine, co-fondateurs de Diversidays témoigne de l’importance de ce partenariat qu’ils estiment évident, social et nécessaire pour les entreprises numériques : « Le numérique a un rôle déterminant à jouer pour les personnes en situation de handicap. Travailler avec un acteur comme l’AGEFIPH va nous permettre de poursuivre l'accessibilité de nos programmes, d’accompagner davantage de personnes en situation de handicap et, nous l’espérons, de faire plus globalement bouger les lignes en matière d’inclusion et de numérique. C’est une nécessité pour notre pays. Faire en sorte que les emplois d'avenir concernent tous les français, peu importe leurs différences ».
Pour cela, le Centre d’expertise et de ressources nouvelles technologiques et communication souhaite faciliter cette inclusion via la formation, le développement et l’utilisation d’outils numériques adaptés tels que :
- L’absence de téléphone,
- L’utilisation de casques à réduction de bruit,
- L’accompagnement psychologique des personnes le nécessitant,
- Des logiciels adaptés qui aident à la lecture et à l’écrit comme des dispositifs de correction automatique ou de dictée vocale,
- Des lampes à lumière pulsée atténuant l’effet miroir dont souffrent les dyslexiques, pour rendre la lecture plus facile et rapide.
De plus, pour aider à l’installation et/ou achats de toutes ces solutions, des aides sont octroyées aux entreprises de secteur privé après l’aménagement du poste de travail de la personne (en situation de handicap) recrutée. L'employeur peut en faire la demande auprès de l'Agefiph.
Le secteur numérique est un secteur en plein essor où les besoins en termes de recrutement sont énormes. On y embauche 2 fois plus que les autres secteurs.
Pourtant, des écarts entre les offres et les candidatures subsistent. On dépeint un manque de personnes qualifiées d’un côté, mais du côté des personnes marginalisées, on identifie aussi un important manque d’inclusion dans les processus de recrutement. Les personnes porteuses de handicap sont très peu présentes dans les filières numériques, et ce, pour plusieurs raisons :
- Les préjugés sont ancrés dès la formation ;
- Les recrutements manquent d’inclusion ;
- Il y a une méconnaissance des softskills propre à chaque situation de handicap ;
- Les règles salariales sont inadaptées.
En parlant de softskills, plusieurs études et retours d’expérience présentent les personnes neuro-atypiques comme étant parmi les personnes les plus pertinentes à travailler dans les filières informatiques. À condition que des aménagements soient réalisés pour respecter leur situation !
Pour adapter les métiers, des solutions simples existent comme :
- L’adaptation de l’espace de travail ;
- L’adaptation des outils de communication ;
- L’adaptation des logiciels ;
- La mise en place d’un accompagnement lorsque le handicap le nécessite
*L'Agefiph est l’association de Gestion du Fonds pour l’Insertion Professionnelle des Personnes Handicapées chargée de soutenir le développement de l'emploi des personnes handicapées.
** Ce terme définit un fonctionnement cognitif qui diffère de la norme. Le terme rassemble aussi bien les TSA (troubles du spectre de l'autisme, qui incluent le syndrome d'Asperger) et les troubles « DYS » (dyslexie, dysphrasie, dysdcalulie, dysorthographique, etc.).