Recrutement IT : Comment rédiger la plus cool des fiches de poste ?

Le marché du recrutement, dans l’informatique, atteint des records depuis 2021. Cette année, 69%[1] des entreprises françaises envisagent de recruter de nouvelles compétences informatiques, avec notamment des besoins de plus en plus importants chez les PME et ETI.

[1] Source : Usine Nouvelle

Malgré cette hausse des besoins de recrutement IT, 70% des entreprises admettent rencontrer des difficultés à recruter, et ce, pour des raisons multiples :

  • Des candidatures qui ne correspondent pas aux attentes ;
  • Une baisse des candidatures ;
  • Des recrues plus exigeantes, qui ne craignent plus la « démission » ;
  • Un vivier de candidats trop limités…et des difficultés à élargir ce vivier vers des recrues plus « atypiques » …
Nous pouvons compléter cela par les retours d’expérience de nos équipes techniques. Chez Cool IT, nous travaillons principalement avec des informaticien•nes indépendant•es, qui ont opté pour ce statut à défaut d’avoir dénicher des opportunités, en phase avec leurs perspectives de carrière.

À force d’être plus ou moins bien démarchés, plus ou moins bien intégrés, elleux ont accumulé un ensemble de « Red Flag », des signaux d’alertes, communiqués largement dans les communautés de développeur•ses :

  • Le manque d’équilibre entre vie pro et vie personnelle ;
  • Les retards techniques trop importants ;
  • Les organisations trop cloisonnées (les Tech d’un côté, le Métier de l’autre) ;
  • Le refus catégorique de mettre en place du travail hybride ;
  • Le manque de transparence des salaires ;
  • Le peu de temps accordé à la formation, la veille et l’auto-formation…

Mais comment ces personnes arrivent-elles à desceller ces informations, avant même d’avoir intégré l’entreprise ? La réponse…Dès la lecture de la fiche de poste ! En effet, votre fiche de poste peut en dire beaucoup sur les conditions dans lesquelles vos futur•e•s développeur•ses vont évoluer.

Dans cet article, vous trouverez un ensemble de question et de conseils pour réaliser une fiche de poste ciblée et cohérente, et ce, grâce aux étapes suivantes :
  • Valider que c'est bien d'un•e dév dont vous avez besoin ;
  • Cadrer les projets que vous allez lui confier à court, moyen, long-terme ;
  • Définir une promesse claire et réalisable (et un salaire juste) ;
  • Anticiper un parcours de carrière ;
  • Déconstruire vos biais et vos clichés sur les développeur•ses

#1 — Valider que c'est bien un•e dév qu'il vous faut

Les questions à se poser

  • Est-ce que mon besoin fait appel à de la programmation informatique ?
  • Est-ce que je connais les différents types de profil de développeur•se dont j'ai besoin ?
  • Est-ce que je connais les langages de programmation utilisés dans mon entreprise ? À quoi ils servent ? Les personnes qui en sont à l’initiative ?
  • Est-ce que j'ai besoin d'autres compétences en plus de la programmation (gestion de projet, graphisme, sécurité...) ?
  • Ces compétences en plus, correspondent-elles aux compétences de base d'un•e développeur•se ?
  • Ces compétences en plus, sont-elles des savoir-faire ou des savoir-être ?

Pourquoi ces questions ?

L’informatique et les métiers du Digital (plus axés créativité et communication-marketing) regroupent un ensemble de compétences numériques, qui peuvent paraître semblables.

Questionner vos connaissances de ces métiers, vous aidera à confirmer si vous avez besoin d’une personne qui maîtrise la programmation informatique, une personne qui intègre du contenu, ou d’une personne qui administre des contenus.

Sans être expert•e, savoir quel métier sert à quoi, permet d’éviter les écarts entre la fiche de poste, les entretiens que vous allez mener et la réalité du terrain. Programmer, c’est une compétence technique, si ce que vous proposez n’est pas de la programmation, on va vite s’en rendre compte.

En revanche, bons nombres de développeur•ses peuvent avoir des compétences transverses : gestion de projet, graphisme, sécurité, data management…
Ces compétences ne sont pas obligatoires dans les cursus de dév, et varient en fonction des parcours (en école, en reconversion, en autodidacte…)

#2 — Réfléchir en amont aux projets qui vont être confiés

Les questions à se poser

  • Combien de projet avez-vous à confier à la future recrue ?
  • Avez-vous déjà eu à travailler avec un•e dév avant ?
  • Qui sont les personnes avec qui la future recrute va travailler ? Travaillent-elles en présentiel ? Distanciel ? Quels sont leurs rôles ? Peuvent-elles encadrer la nouvelle recrue ? Ou inversement ? Ont-elles besoin d’être encadrées ?
  • Quelles sont les technologies et les outils associés à chacun de ces projets ? Sont-ils suffisants ? Sont-ils à jour ? Avez-vous des manques ?
  • Quels sont les délais de ces projets ? À quels stades d'avancée sont-ils ? Leurs objectifs ?
  • Ces projets sont-ils réalisables à distance ? Qu’est-ce qui doit être réalisé en présentiel ? Qu’est-ce qui ne nécessite pas une présence physique ?
  • Avez-vous suffisamment de projet pour un CDD ? Un CDI ? Du temps partiel ? Du temps plein ?

Pourquoi ces questions ?

Après avoir validé qu’il s’agit bien d’un•e développeur•se qu’il vous faut, reste à savoir si vous avez suffisamment de travail à lui donner, mais pas que…Ces questions vont aussi vous aider à évaluer votre environnement technique et son organisation.

Les acquis et les manques que vous aurez identifiés vous permettront de formaliser :

  • Les technologies et/ou la logique de programmation que la recrue devra connaître ;
  • Les problématiques qu’elle pourrait vous aider à résoudre ;
  • Les compétences relationnelles qu’elle devra développer ;
  • La durée du contrat et les conditions de mobilité ;
  • Son niveau de responsabilité…

#3 — Définir une promesse claire et réalisable

Les questions à se poser

  • Le salaire envisagé est-il juste par rapport aux niveaux de responsabilités, et aux tâches qui seront confiées ?
  • Est-ce que mon entreprise a la capacité de faire évoluer la nouvelle recrue ? En termes de compétences ? De poste ? De salaire ?
  • Quelles sont les valeurs de mon entreprise ? Quelle est sa culture ?
  • Quel type d'organisation mon entreprise est-elle en mesure de mettre en place ? Sur quoi peut-on évoluer ? Sur quoi est-elle figée ?
  • Quelle va être la place de la future recrue dans l'entreprise ? Son rôle ? Le sens de ses missions ?

Pourquoi ces questions ?

La promesse qui découle d’un poste peut être décisive pour un•e candidat•e. En effet, des valeurs fortes, des missions qui ont du sens, peuvent contrebalancer des projets peu « sexy », ou une proposition de salaire un peu basse…

Le sujet du salaire est aussi primordial car, si votre politique de salaire est transparente, votre culture d’entreprise peut être perçue tout comme.

Il en va de même pour les questions de valeur, de sens et d’accompagnement de la recrue. Intégrer une nouvelle personne, c’est intégrer son vécu, et le recul qu’elle pourrait avoir sur votre entreprise.

Il y aura des profils qui s’adapteront complètement à votre organisation, et n’y verront rien à améliorer. D’autres auront des idées, des divergences…mais, en fonction de vos objectifs d’innovation, est-ce vraiment une si mauvaise chose ?

#4 — Définir un parcours de carrière challengeant

Ce dont vous devez tenir compte

  • Les développeur•ses ont besoin de temps dédié à la veille, la structuration de leurs idées, la formation ou l'auto-formation ;
  • Il y a des profils qui souhaiteront gagner en responsabilité, d'autres sont davantage motivés par l’exécution ;
  • Il y a des profils qui voudront voir évoluer leurs réalisations de bout en bout, d’autres juste leur périmètre d’activité ;
  • Il y a des profils qui se satisferont complètement des technologies de l’entreprise (même si elles sont vieillissantes), et d’autres vous accompagneront à rester à l’écoute des tendances, voire être plus avant-gardiste ;
  • Il y a des profils qui souhaiteront rester touche à tout, d'autres souhaiteront se spécialiser (dans la data, l’IA, l'architecture, la sécurité...) ;
  • Il y a des profils qui sont entrepreneur•e dans l'âme, et qui développeront des projets en dehors de l'entreprise (qui peuvent vous servir, ou non) …

Pourquoi en tenir compte ?

Savoir ce qui motive, et maintient la motivation, vous permettra d’anticiper les parcours de carrière et les formations qu’un•e développeur•se pourraient suivre. Savoir que les technologies évoluent aussi vite que les aspirations, vous évitera d’être pris de cours.

Si vous n’avez pas d’idées très claires des perspectives d’évolutions, que vous pourriez proposer à un•e développeur•se, n’hésitez pas à poser la question à celleux avec qui vous travailler déjà. Et si c’est la première fois que vous recrutez ce type de profil, posez la question à des communautés de dév. Quitte à poser la question en entretien !

#5 - Il faut sortir des clichés du geek blanc à capuche !

  • Un développeur, est aussi "une développeuse" ou "un•e développeur•se", avec des origines ethniques diverses
  • Les parcours de dév sont multiples : en grandes écoles, en université, en reconversion, en auto-didacte...
  • C'est un métier tout à fait adapté aux personnes handi, et aux personnes neuro-atypiques
  • L'informatique ça bouge, et ça bouge vite ! Un•e Junior peut autant apporter qu'un•e Senior. Faire collaborer les 2, c'est encore mieux !
  • Junior, ça veut dire "Débutant" pas forcément "Jeune"
  • Senior ça veut dire "Expérimenté", pas forcément "Âgé"
  • Dév, ce n'est pas obligatoirement un travail solo. On peut aussi coder à plusieurs !

Pourquoi en tenir compte ?

Il n’y a pas qu’une « pénurie » de talents. Il y a aussi des talents mis de côté. Mis de côté, parce que nous avons tous des idées préconçues de ce à quoi doit ressembler un•e développeur•se. Et effectivemement, ces idées, ces clichés, sont en pénurie.

En moyenne, les entreprises, qui ont pris le parti de déconstruire le recrutement, pour diversifier leurs équipes techniques, sont 15% à 35%[1] plus performantes financièrement et attractives. Renverser les statuts quo du recrutement IT, n’est pas qu’un enjeu sociétal, c’est aussi un enjeu de développement économique.

[1] McKinsey Diveristy Database « Why diversity matters? »

Pour aller plus loin
Découvrez notre interview de Marcy Charollois,
Consultante en recrutement et créatrice de contenus Social Tech


Comment partir en congés d'été, en toute cybersécurité ?

Le saviez-vous ? L’une des raisons pour laquelle votre entreprise est plus vulnérable pendant les congés, c’est surtout parce que salarié•e•s, comme dirigeant•e•s, n’arrivent pas à se déconnecter de leurs outils professionnels. Tout en étant moins attentifs aux risques cyber !

En période de vacances, 9 dirigeant•e•s sur 10 ne décrochent pas complètement de leur activité.

Côté salarié•e•s, il s’agit de 67% des travailleur•se•s français.

Dans cet article nous allons revenir sur les attaques les plus courantes en période de vacances, les bonnes pratiques à mettre en place avant, pendant et après les congés.

#1 — Quels types d’attaques sont les plus courantes en période de vacances ?

Il y a plusieurs modèles de menaces, en fonction de votre niveau hiérarchique dans l’entreprise, mais aussi vos habitudes et destinations de vacances telles que :

  • Le vol physique de matériel : ordinateur, clé usb, disque dur, téléphone…
  • La perte et la dégradation du matériel (“haaa la pina colada renversée sur le clavier…”)
  • L’installation de logiciel espion
  • Le vol de données
  • Le phishing
  • L’arnaque au président
  • L’infiltration d’appareil

#2 — Mesurer les risques

Afin de protéger correctement l’entreprise, quand il y a des départs en congés, il y a plusieurs étapes à suivre afin d’être en mesure de :

  • Mesurer les conséquences des absences
  • Assurer la continuité d’activité et la réponse à incident
  • Sensibiliser l’ensemble de l’entreprise aux bonnes pratiques de sécurité en vacances

L’idéal est qu’en amont, vous ayez défini les modèles de menaces de l’entreprise, c’est-à-dire une cartographie des différents risques encourus en cas d’absence d’une fonction, d’un service, etc.

Pour définir ces modèles de menaces, il y a plusieurs questions à soulever :
  • Quelles sont les données détenues par chaque service ? Par niveau hiérarchique ?
  • Sur quels matériels et logiciels sont-elles stockées ?
  • A-t-on des outils de détection suffisants pour les protéger ?
  • Les équipes accèdent-elles à ces logiciels sur du matériel mobile ? Professionnel ? Ou Personnel ?
  • Les équipes utilisent-elles des logiciels non-référencés par l’entreprise ?
  • Les équipes sont-elles sensibilisées à la sécurité ?
  • Les équipes amènent-elles leur matériel en vacances ?

Une fois ces modèles définis, vous serez en mesure d’en déduire les risques encourus, en fonction de chaque situation, métier et matériel.

#3 — Sensibiliser et…laisser partir en vacances déconnectées !

Nous sommes tous moins vigilants en vacances. C’est pour cela, que le meilleur moyen d’éviter les cyberattaques, c’est de profiter de ses vacances sans :

  • Vérifier ses emails ;
  • Vérifier ses tickets ;
  • Lire les conversations sur Teams ;
  • Répondre aux appels professionnels…

Au-delà des risques cyber, il s’agit aussi de respecter le Droit à la déconnexion. Il est important de faire comprendre aux salarié•e•s qu’ils ne perdront pas leur emploi, pour ne pas avoir répondu aux sollicitations pendant leurs congés ( c’est la loi 😉 )

Et si vous êtes un super dirigeant·e qui applique et respecte le Droit à la déconnexion. Mais que les salarié•e•s ont toujours du mal à décrocher, il faut sensibiliser aux bonnes pratiques de vacances en toute cybersécurité :

  • Réinitialiser ses mots passe avant de partir et au retour de congés
  • Éviter d’annoncer où et quand on part en vacances sur les réseaux sociaux
  • Éviter de géolocaliser ses photos de vacances et/ou de prendre des photos dans des cadres facilement reconnaissables
  • Ne pas se connecter aux logiciels professionnels sur un WiFi Public
  • Ne pas accepter, ni utiliser, de cadeaux type clé USB, disque dur externe, carte SD…
  • Activer la vérification des paiements sur son application bancaire
  • Privilégier l’utilisation d’un VPN, même sur mobile
  • Ranger le matériel professionnel en lieu sûr et clos
  • Éviter au maximum de se connecter aux logiciels professionnels sur du matériel personnel
  • Éviter de stocker ses mots de passe dans les trousseaux des navigateurs ou des téléphones
  • Ne jamais se connecter sur des appareils publics

Nous savons très bien que tout cela est plus facile à dire qu’à faire. Les habitudes mettent du temps à évoluer, surtout en termes de cybersécurité en entreprise. C’est justement pour ça qu’il est essentiel :

  • D’anticiper vos modèles de menace
  • De définir vos risques et les conséquences de ces risques
  • De sensibiliser régulièrement autant les dirigeante·s que les salarié·e·s

En ritualisant de plus en plus ces bonnes pratiques, quelle que soit votre fonction ou votre niveau hiérarchique, vous gagnerez en autonomie, et serez de plus en plus en mesure de savoir comment agir en cas de cybermenace.

Bonnes vacances à tous·tes 🙂 !


Sondage Flex Office : qu’en pensent les salariés ?

Le Flex office est un concept loin d’être récent puisqu’il a vu ses prémices dans les années 90. Exit le bureau attribué, pour faire place à un nouveau système d’aménagement des locaux. En France, le principe est expérimenté voire adopter depuis 2010, et revient « à la mode » du fait des questionnements autour du travail hybride. Le Flex office tient sa force dans l’envie croissante des salariés et de leurs organisations à mieux travailler à distance et dans l’inoccupation de certains espaces des bureaux. À quel point le concept est populaire ? Suscite-t-il du rejet ? De l’adhésion ? Pour répondre à ces questions, nous avons réalisé un sondage auprès de notre communauté LinkedIn.

Nous avons sollicité 31 répondants des secteurs suivants :

  • Informatique : 25%
  • Commerce : 25%
  • Social : 13%
  • BTP : 11%
  • Audiovisuel : 5%
  • Transport : 12%
  • Chimie : 9%

#1 - Est-ce que vous connaissiez la notion de Flex Office et qu’en pensez-vous ?

52% des personnes interrogées reconnaissent ne pas connaître le terme « Flex office ».

Seulement 6% des répondants sont totalement favorables au Flex office, 58% se disent ouverts à l’expérience, quand 23% y sont fermement opposés.

#2 – Quel mode de Flex office préfériez-vous si vous deviez le mettre en place ?

À la question des modalités de mise en place du Flex office : 39% des personnes interrogées préfèrent avoir des bureaux attitrés mais sont ouverts au partage avec des collègues, contre 32% qui préfèrent des espaces entièrement partagés et seulement 16% qui préféraient des bureaux individuels non-attitrés

Un répondant précise : « Parmi les personnes les plus présentes, certaines personnes établissent que ce sont leurs bureaux et lorsqu’elles trouvent la place déjà prise, cela peut créer des tensions entre collègues ».

#3 – Pensez-vous que le Flex office soit adapté à votre profession ?

Pour les 11 répondants qui ont déclaré avoir une profession inadaptée, la majorité admet que cela pourrait être envisagé par les activités qui requiert une faible présence dans les bureaux.  

Parmi les répondants ayant déclaré être opposés au Flex office, la majorité exerce pourtant une activité qui pourrait y être adaptée.

Si seulement 6% ont déclaré être complètement favorables au Flex office, 65% des personnes interrogées estiment que leur travail pourrait y être adapté. Seulement 10% estiment qu'il n’est pas adapté à tous les métiers.

#4 - Pour quelle taille d'entreprise pensez-vous que le Flex office soit adapté ?

Au sujet du lien entre Flex office et taille de l’entreprise : 89% répondants ayant déclaré avoir un travail adapté, ont également estimé, à 57%, que la taille de leur entreprise est un critère qu’adéquation.

De manière plus générale, 46% des personnes pensent que le Flex office est plus pertinent pour les PME et 31% aux TPE. En revanche, la majorité des répondants estiment qu’à partir de 250 salariés, il est moins adapté.   

#5 – Quels sont pour vous les avantages du Flex office ?

Parmi les avantages proposés, plusieurs tendances se dégagent :

  1. A 30% la possibilité d’avoir le choix de ses espaces et de la mobilité selon les tâches,
  2. A 22% de casser la routine,
  3. A 21% de faire du lien avec d’autres personnes,
  4. A 15% la démocratisation du travail hybride.

Les critères de propreté, d’organisation et de management agile ne sont pas reconnus comme important.

#6 – Quels sont les inconvénients du Flex office ?

  1. A 33% l’adaptation aux comportements des collègues,
  2. A 18% un relationnel plus compliqué ainsi des problèmes de gestion des flux,
  3. A 13% moins d’attachement à l’espace,
  4. A 12% le management plus complexe.

En effet, manager une équipe présente tous les jours au bureau et une équipe dispersée, nécessite une revue complète des méthodes de management en fonction des situations et des activités.

Quant aux choix de ces inconvénients, les répondants ont évoqué les motifs suivants :

  • L’impersonnalisation de l’espace de travail
  • La crainte d’être plus désengagé
  • La crainte de perdre en cohésion d’équipe

Au sujet de la gestion des flux dans les bureaux, un répondant témoigne : « Tout le monde s’assoit généralement toujours aux mêmes places, cela peut créer de l’insécurité et des tensions, d’avoir un flux complètement libre dans le choix de son bureau. »

 

        Le Flex office est une pratique qui sort de la vision traditionnelle du bureau, tant dans sa manière d’appréhender l’espace, que dans celle de manager et de créer du lien. Encore peu connue et pratiqué, parmi nos répondants, le Flex office suscite la curiosité. Il pourrait séduire certain·es, pour les avantages suivants :  

  • La démocratisation du travail hybride ;
  • Le choix des espaces et de la mobilité selon les tâches ;
  • Casser la routine ;
  • Nouer des liens avec d’autres personnes qu’ils n’auraient pas rencontrer avec un espace fixe.

En revanche, il reste encore des facteurs de rejet :

  • L’adaptation aux comportements et usages des collègues ;
  • Un relationnel plus difficile ;
  • Moins d’attachement à l’espace ;
  • Un management complexifié.

Transformation digitale : quels sont les impacts de la surcharge d’outils ?

« On ne pourrait pas trouver un outil pour ça ? » Qu’il s’agisse de sujets RH, IT, commerciaux ou managériaux, on vient à poser cette question pour combler un manque ou pour gagner en efficacité. Au prime abord, cette question peut paraître sans risque.

Cependant, à force de la répéter, on peut frôler alors le « solutionnisme technologique »[1]. Cette idéologie sociale, véritable biais de notre ère numérique, transforme chaque problème en sujet technique, auquel on apporte une solution technique, même quand le problème n’a pas été pleinement adressé aux personnes concernées. En d’autres termes, à force mettre en place logiciel sur logiciel, application sur application, on en oublie les problèmes de fond.

Un outil est un moyen de résoudre des problèmes, mais il n’est jamais une solution « miracle ». Alors quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’entreprise ? Comment éviter d'installer trop d'outils ?

#1 - Les impacts sur l’Humain

Derrière chaque nouvel outil, il peut y avoir 2 types de besoin

  • Le Besoin Interne, remonté par le Métier ou le Management
  • Le Besoin Externe, remonté par le Client ou le Commercial ou le Marketing

…Et plusieurs parties prenantes :

  • La direction et le management
  • La chefferie de projet
  • Les équipes techniques
  • Les équipes métier
  • Les ressources externes

Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur ces personnes ?

  • Le rejet et le désengagement
  • La perte de cohésion
  • Des difficultés à maintenir l’activité opérationnelle
  • Le cloisonnement
  • L’augmentation de risques psychosociaux

À quel moment, on se risque à imposer une surcharge ?

  • Quand on ne prend pas le temps de questionner le besoin en fonction de l’émetteur
  • Quand on n’étudie pas le temps, ni la capacité des utilisateurs finaux à prendre en main le nouvel outil
  • Quand on traite toutes les demandes comme un besoin général

Pour éviter la surcharge, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :

  • Qui sont les personnes concernées par l’outil : les décisionnaires, les sponsors, les ambassadeurs, les référents techniques, les référents métiers et surtout les utilisateurs finaux ?
  • Depuis combien de temps est-ce que le besoin a été émis ?
  • Le besoin qui a été remonté est-il un besoin général ou un cas particulier ?
  • Le problème à résoudre soulève-t-il des sujets de fonds : défaut d’organisation, conflits, manque de compétences en interne, manque de moyens… ?
  • Avez-vous suffisamment de personnes qualifiées pour mettre en place l’outil de bout en bout ?
  • Les utilisateurs finaux ont-ils été sollicités dans la validation du besoin ?
  • Les utilisateurs finaux ont-ils le niveau de compétences suffisant pour utiliser l’outil ?
  • Des dispositifs d’accompagnement et/ou d’acculturation sont-ils à prévoir ?

Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?

  • Une structuration complète d’un cahier des charges fonctionnel
  • La validation d’une solution technique ou d’une solution managériale
  • Une conduite du changement anticipée
  • La réduction des frictions aux changements
  • La réduction des risques psychosociaux

#2 - Les impacts sur l’Organisation

Dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil, il y a plusieurs sujets organisationnels à soulever :

  • Les objectifs associés à la mise en place de l’outil et leur suivi
  • Les moyens de suivi des avancées
  • Le planning global et sa répartition de temps
  • Les disponibilités des équipes
  • Les contrats et les coûts financiers

Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’organisation ?

  • Le cloisonnement
  • Les retards
  • La perte de visibilité sur les avancées
  • La perte de visibilité sur les dépenses et les surcoûts
  • La multiplication des contrats et/ou les litiges fournisseurs
  • Le manque de fluidité dans la communication interne voire une absence de communication interne

À quel moment, on se risque à surcharger l’organisation ?

  • Quand on n’a pas clarifié et formalisé les objectifs associés à l’outil
  • Quand on n’a pas défini de suivi de projet : moyens de suivi, communication interne, critères de réussite, points d’attention, gouvernance, rôle…
  • Quand on n’a pas planifié les actions de mise en place
  • Quand on n’a pas estimé avec les équipes concernées le temps nécessaire pour aboutir chaque action
  • Quand on n’a pas validé les disponibilités des équipes
  • Quand on n’a pas analysé le référentiel d’outils existant
  • Quand on n’a pas passé en revue les contrats fournisseurs actuels

Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :

  • Qu’est-ce que vous attendez du nouvel outil ?
  • Avez-vous un budget clair ? Savez-vous réaliser un budget pour un projet informatique ?
  • Comment allez-vous suivre et communiquer sur les avancées de la mise en place ?
  • Quelles sont les échéances du projet ? Un planning a-t-il été fait ?
  • Combien de temps faut-il aux équipes, aux fournisseurs pour délivrer leurs tâches ?
  • Les équipes ont-elles d’autres projets en parallèle ? Sont-elles disponibles ?
  • A-t-on déjà un outil similaire ? Qu’est-ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas avec cet outil ?
  • A-t-on des contrats à résilier ? Quels sont les délais ? Les coûts de résiliation ?

Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?

  • Une structuration de la gestion de projet : planning, charges, coûts, gouvernance…
  • La définition de la stratégie de communication interne
  • Des équipes peu voire pas immobilisées pour leurs autres activités
  • Une orientation projet plus cohérente : maintien de la mise en place d’un nouvel outil ou commande de développement spécifique pour un outil existant ou amélioration de l’existant
  • Un budget plus maîtrisé, plus transparent
  • Une maîtrise des coûts : pas de doublon, pas de litige de contrat, des délais de résiliation anticipés…

#3 - Les impacts techniques

L’environnement technique de l’entreprise regroupe plusieurs périmètres :

  • L’équipe technique
  • Le matériel informatique et/ou le système d’information
  • Les logiciels existants et la gestion des données
  • La maintenance

Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’environnement technique ?

  • Des retards
  • Augmentation de la dette technique
  • Incompatibilité des logiciels et/ou du système d’information
  • Perte de visibilité sur l’inventaire des logiciels existants
  • Augmentation des risques de sécurité
  • Perte de données
  • Surcoût de maintenance et de support

À quel moment, on se risque à surcharger l’environnement technique ?

  • Quand on multiplie les anciennes versions de logiciel ou d’application
  • Quand on choisit un outil sans valider s’il est compatible avec l’existant
  • Quand on ne tient pas à un jour son inventaire d’outils
  • Quand on n’intègre pas de critères de sécurité dans le choix et le paramétrage de l’outil
  • Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans les études de faisabilité et/ou analyse de risque
  • Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans l’estimation des temps
  • Quand on n’a pas de référentiel de données ni de programmes de reprise de données
  • Quand on n’a pas anticipé les charges de maintenance (temps et coût) ou qu’on a omis la maintenance

Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :

  • Les équipes techniques sont-elles disponibles ?
  • Les technologies requises sont-elles maîtrisées ?
  • Quels sont les outils existants ? En avons-nous besoin pour le nouvel outil ?
  • Les outils existants sont-ils tous à jour ?
  • Est-ce que l’outil choisi est compatible avec les outils existants ?
  • La mise en place d’un nouvel outil nécessite-t-elle une montée en version ?
  • Quel est le niveau de sécurité du nouvel outil ?
  • Quelles sont les contraintes de sécurité à appliquer au nouvel outil ?
  • Quelles sont les données à intégrer dans le nouvel outil ? Où sont ces données ? Qui est en mesure de les intégrer ?
  • A-t-on prévu le support du nouvel outil ?
  • Des évolutions sont-elles à prévoir ?
  • La maintenance a-t-elle été intégrée au budget ?

Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?

  • Un cahier des charges technique réaliste
  • Un planning de mise en œuvre détaillé
  • La validation technique de l’outil
  • La mise en place de bonnes pratiques de sécurité
  • Le maintien de la continuité d’activité
  • La maîtrise des coûts

 

Un trop grand nombre d’outils, loin de valoriser le caractère innovant d’une organisation, surcharge surtout les équipes et l’environnement nécessaire à son bon fonctionnement.

Si le sujet n’est pas résolu assez tôt, cela impact très fortement l’Humain, l’Organisation et l’Environnement technique. Un nouvel outil révèle souvent des problématiques de fonds. Si celles-ci ne sont pas résolues avant la mise en place, on ne fait que répliquer voire renforcer des problèmes managériaux, dans les processus de la solution technique.

Ce qui entraîne :

  • des retards ;
  • une perte de visibilité ;
  • des surcoûts et des litiges contractuels ;
  • des limites techniques difficiles à maintenir ;
  • du désengagement des équipes.

Face à la surcharge d’outil, il y a un ensemble de questions à se poser en amont de la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application. Ces questions peuvent paraître un peu lourdes et chronophages mais elles ont le méritent de :

  • Rassembler tous les acteurs concernés par la mise en place
  • Consolider une vision commune
  • Clarifier les objectifs et les problèmes de fond
  • Résoudre ces problèmes de fond
  • Structurer la gestion de projet
  • Maîtriser les investissements financiers
  • Miser sur l’amélioration et la consolidatio

[1] Idéologie sociologique définie et démontée par le chercheur et auteur Evgeny Morozov


Willa, l'association qui donne aux femmes le pouvoir d'entreprendre

Cette semaine, nous avons sorti l’article « Comment attirer et retenir plus de talents féminins dans les secteurs Tech ? ».

Pour répondre à ce sujet, pendant plusieurs mois, nous avons recueilli les témoignages d’une vingtaine de professionnelles et étudiantes ainsi que plusieurs organisations engagées dans la diversité et l'inclusion telles que Ada Tech School, Les Codeuses, Willa, Girls Can Code, Motiv'Her

En plus de l’article, retrouvez les interviews complètes de :

Découvrez l’interview de Flore Egnell, Déléguée Générale de Willa.

Willa est un accélérateur d'entreprise qui oeuvre à plus de diversité et d'inclusivité dans les écosystèmes startup. Chaque année, l'équipe Willa accompagne des entrepreneur-e-s à lancer, accélérer ou développer leurs projets. L'ensemble de leurs programmes sont réservés aux projets qui ont au moins 1 femme dans leur équipe dirigeante, avec un réel rôle de décisionnaire.

#1 Pouvez-vous présenter Willa et ses actions ?

Willa œuvre depuis 16 ans pour accélérer la mixité dans l’entrepreneuriat en donnant aux femmes le pouvoir d’entreprendre. L'association accompagne plus de 70 startups fondées ou co-fondées par une femme par an et plus de 200 femmes via des bootcamps pour passer de l'idée à l'action par an. Nous avons ainsi plusieurs champs d'actions :
1. Accompagnement avec des programmes d'accompagnement pour des projets de la phase de l'idée jusqu'aux 3 premières années d'activité ;
2. Sensibilisation avec des plaidoyers et des événements de sensibilisation aux côtés de partenaires engagés et de collectivités locales impliquées dans les sujets d'inclusion et de diversité ;
3. Création et mise en lumière de rôles modèles accessibles avec la mise en avant d'entrepreneures et de startups fondées ou co-fondées par des femmes, dans les médias et événements de l'écosystème ;
4. Vulgarisation et démocratisation des codes l'entrepreneuriat avec des ateliers ouverts à tou.te.s et des événements pour donner à toutes les clés pour entreprendre et encourager les femmes de tous les horizons à se lancer ;
5. Déconstruction de biais de genre et de clichés sur l'entrepreneuriat, au travers de l'ensemble de ces actions.

#2 Pourquoi avoir créé Willa ?

Pour accélérer la mixité et la diversité dans le secteur de l'innovation et la Tech. L'association a été créée en 2005 pour lutter contre les biais de genre profondément ancrés dans la société et réduire les inégalités liées au genre dans l'entrepreneuriat. Aujourd'hui, WILLA élargit le spectre de ses actions et souhaite faire émerger de nouveaux profils pour créer et façonner le monde de demain : des femmes de tout âge et de tout horizons, pour refléter la société d'aujourd'hui et créer celle de demain.

#3 Bien qu'on fasse complètement partie de l'histoire de l'informatique, qu'est-ce qui fait qu'on soit aujourd'hui si peu de femmes dans ce secteur ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer le manque de représentation des femmes dans le secteur de l'informatique :
1. La minimisation de la participation des femmes aux découvertes scientifiques et avancées dans le secteur de l'informatique, qui a conduit à un cruel manque de rôles modèles : les femmes ne s'identifient plus naturellement à ce secteur ;
2. Les biais de genre conscients et inconscients structurellement intégrés depuis l'enfance : les femmes doivent s'orienter vers des sciences douces (dites molles) et les hommes vers des sciences dures, comme l'informatique. Peu de femmes dans ces secteurs en font un milieu "hostile" pour les femmes ;
3. Un sexisme et une discrimination davantage présents dans ces secteurs, les rendant moins accessibles et attractifs pour les femmes.

#4 À quelles difficultés les femmes font-elles face dans leur parcours ?

Comme les hommes, les femmes se heurtent aux attentes liées à leur genre, qui malheureusement deviennent plus souvent des difficultés que pour leurs homologues masculins.
1. Le sexisme et les discriminations liées au genre, le harcèlement : altération de la confiance en soi, syndrome de l'imposteur, dépense d'une énergie à affirmer leur légitimité, qui pourrait être investie dans leur projet de carrière ;
2. La dévalorisation financière de leur travail, manque de confiance en leur compétences, plafond de verre, difficultés à lever des fonds... ;
3. La maternité : difficultés physiques et organisation du temps, idées reçues de l'entourage et pression sociale.

#5 Selon vous, qu'est-ce qu'il faudrait faire pour motiver davantage les femmes à rejoindre des filières Tech et à y rester ?

Il faut inspirer et donner de la motivation aux femmes qui souhaitent s'engager dans ces filières, car elles y ont tout à fait leur place. Il ne faut plus minimiser leur présence dans ces secteurs et il faut valoriser le travail des femmes dans la tech, pour créer des rôles modèles inspirants pour les générations en poste et celles à venir.
Pour changer les choses profondément, il faut donner envie aux jeunes filles et jeunes femmes de se saisir des enjeux de la tech dès le secondaire. Cela passe par l'éducation dès la petite enfance, puis par une sensibilisation dès l'enseignement primaire et et encore davantage encore au moment de leur choix d'orientation dans le secondaire.

#6 Quelles sont les mesures concrètes que les entreprises devraient mettre en place pour lutter contre le sexisme ?


La première choses qu'elles peuvent faire, c'est mesurer le degré de diversité et de mixité de leurs équipes, pour en analyser ensuite les potentielles retombées. L'état des lieux, c'est la première étape pour prendre conscience des enjeux de mixité et mettre en place une politique inclusive adaptée, en matière de recrutement notamment.

Elles peuvent ensuite mettre en place un recrutement inclusif : fixer des quotas à l'embauche, avoir des fiches de poste et une diffusion inclusives dans les termes utilisés dans la rédaction et les représentations sur les photos, définir un processus inclusif de recrutement... Par exemple, veiller à ce que les candidat.e.s rencontrent autant d'hommes que de femmes aux différentes étapes de recrutement.

Enfin, une fois les équipes en poste, il est important de favoriser l'égalité au sein des équipes avec des barèmes sur les salaires, des actions de sensibilisation et formation des équipes et la valorisation de rôles modèles et de bonnes pratiques.


4 outils en ligne pour intégrer de nouveaux employés en télétravail

Les chiffres, vous les connaissez : 45 % des démissions ont lieu la 1re année d’embauche ; le coût de l’intégration d’une nouvelle recrue représente environ 25 % de son salaire annuel.

Dans un contexte de généralisation contrainte du télétravail, RH et Manager en charge de l’intégration se doivent de redoubler d’attention quant à l’intégration à distance de nouveaux employés. De ce fait, les nouvelles recrues comme les RH et les Managers, notamment celles et ceux qui ne sont pas habitués au travail à distance, sont davantage exposés aux principaux facteurs de risque d’une organisation en télétravail tels que :
- La perte du sentiment d’appartenance ;
- La diminution de la cohésion d’équipe ;
- Le manque de fluidité de la communication ;
- La surcharge de responsabilités individuelles et de travail invisible

Qu’il s’agisse d’accompagner les RH et les Manager, de réenchanter le télétravail, d’engager des démarches orientées Expérience Collaborateur ou d’investir davantage dans la digitalisation des processus internes, voici 4 outils en ligne pour mieux intégrer les nouveaux employés en télétravail :

Axel, l’assistant virtuel qui accompagne les Manager

Pour quoi faire ? Axel est un assistant virtuel qui guide les Manager tout au long du processus d’Onboarding. Il permet de mettre en place des rituels pour accompagner les nouveaux employés tout au long de leur intégration.

Comment ça marche ? On communique avec Axel par messagerie. Pour l’installer, il suffit de l’intégrer comme add-on dans votre solution de messagerie – Slack, Teams ou Hangouts. En fonction des paramétrages, Axel est habilité à répondre, suggérer ou alerter en fonction des rituels choisis et leurs objectifs.

Découvrir la solution : https://www.heyaxel.com/

Workadventure, le bureau virtuel qui réenchante le télétravail

Pour quoi faire ? Wordkadventure est un outil ludique qui permet de créer un bureau virtuel où l’on peut interagir en visio avec ses collègues de manière informelle (pause-café, afterwork, formation, entretien, etc.). L’objectif de cet outil est de donner plus de spontanéité et de chaleur aux échanges en visio.

Comment ça marche ? Vous pouvez soit utiliser une map de bureau existante soit créer la vôtre. Une fois votre map créée, vous pouvez y inviter vos collègues via un lien d’accès. Chaque personne connectée peut alors créer son avatar et se déplacer à travers les pièces de la map : bureau, salle de réunion, cafétéria, openspace… Pour échanger, il suffit de croiser d’autres personnes puis lancer une visio. Il est également possible d’intégrer des groupes de conversation en cours, organiser des événements, customiser des espaces à l’image de l’entreprise. Bref, de quoi simuler la vie de bureau en attendant d’y retourner !

Découvrir la solution : https://workadventu.re/ 

Le Rapport d’étonnement, le concept de prise de recul centré sur l’expérience réelle des nouveaux employés

Pour quoi faire ? Le Rapport d’étonnement est un outil RH qui permet d’évaluer, d’améliorer et de valoriser les processus d’intégration, du recrutement jusqu’à la fin de la période d’essai.

Comment ça marche ? Il s’agit d’un questionnaire auquel les nouveaux employés doivent répondre entre 90 à 100 jours. Ces questions ont pour objectif de comprendre leur expérience réelle de l’intégration : besoins, questionnement, motivations... Leurs réponses permettent ensuite d’identifier les axes d’améliorations à apporter aux processus d’Onboarding, de projeter les parcours de carrière de chaque recrue tout en valorisant ce qui fonctionne bien ! Pour les nouveaux, c’est un outil de prise de recul qui permet de prendre le temps de comprendre son poste, son rôle et ses objectifs individuels. 

Découvrir la solution : https://asgora.com/

Workelo, la plateforme digitale qui réduit les tâches administratives au profit de l’accompagnement

Pour quoi faire ? Workelo est une solution qui permet d’anticiper, concevoir et automatiser tout le parcours d’évolution d’un employé de son arrivée jusqu’à son départ.

Comment ça marche ? Préboarding, Onboarding, Mobilité et Départ… Vous disposez de plusieurs modèles de parcours à personnaliser en fonction des différents mouvements des collaborateurs. Chacun de ces parcours permet de digitaliser les actions récurrentes, souvent chronophages, pour dégager le temps nécessaire à l’accompagnement humain.

Découvrir la solution : https://www.workelo.eu/


RGPD et Gestion des Ressources Humaines : Que peut-on faire ? Ne pas faire ? Que devons-nous faire ?

Au sein de l’entreprise, nous avons tendance à oublier qu’un·e employé·e est un·e internaute comme les autres, principalement parce que plusieurs de leurs données personnelles sont essentielles à la gestion de leur carrière :

– leur identité : CNI, Passeport, Carte vitale, Prénom, Nom, Photos… ;

– leur finance : salaire, RIB, situation fiscale, notes de frais… ;

– leur localisation : adresse personnelle, trajet de leur véhicule de fonction, déplacements défrayés… ;

– leurs échanges : messagerie instantanée, conversation téléphonique, e-mail… ;

– leurs actions : livrables, temps de travail (pointage), géolocalisation, rendez-vous (agenda partagé), absences (arrêts, congés etc.) …

Même si ces informations sont communes à la gestion de l’entreprise, le RGPD régule aussi la collecte et le traitement des données sur les employé·e·s, et ce, au même titre que tous les citoyen·ne·s européen·ne·s. Eux aussi peuvent exercer leurs droits de réclamer transparence, consentement et réversibilité du traitement de leurs données professionnelles.

Dans un contexte d’intensification des projets internes de transformation digitale, la mise en place d’une politique RGPD claire et transparente, quant à la protection des données des employé·e·s, peut renforcer la confiance envers les nouveaux usages numériques.

Lire le Volet 1 "RGPD, solutions informatiques et données des employés : Que peut-on faire ? Ne pas faire ? Que devons-nous faire ?" 

Voici les principales actions à passer en revue pour collecter, traiter et stocker les données RH de vos salariés tout en respectant le RGPD :

Ce qu’on peut faire

  • Garantir l’enregistrement et la journalisation des actions effectuées sur les données RH

Ce qu’on ne peut pas faire

  • Demander des documents et données sociales des candidats avant la signature de leur contrat d’embauche
  • Demander et collecter des informations extraprofessionnelles : famille, opinions politiques, appartenance syndicale, origine ethnique, religion…
  • Permettre la collecte des données RH à tout dispositif qui n’a pas été communiqué aux Employés et aux Candidats

Ce qu’on doit faire

  • Transmettre, à la demande des candidats et des employés, une copie des données stockées les concernant
  • Limiter les outils à la collecte et aux traitements des données strictement utiles à la gestion administrative du personnel, l’organisation du travail et l’action sociale
  • Mettre en place des habilitations d’accès aux données : 
    • Recruteurs : Accès aux données des candidats
    • Administration : Accès aux données sociales/comptables des employés
    • Gestion du personnel : Accès à toutes les données des employés
    • Supérieurs hiérarchiques : Accès strictement limité à l’exercice de leur fonctions (statistiques, évaluations, dépenses…)
    • Délégués du personnel : Accès aux données du Registre unique du personnel
    • CSE / Syndicat : Accès sur autorisation de l’employeur avec le consentement des employés (qui peuvent s’opposer à tout moment, à toute communication avec ces instances)
  • Expliciter aux Candidats le caractère obligatoire ou facultatif des réponses à fournir lors d’un recrutement, ainsi que les conséquences réelles et factuelles en cas de non-réponse
  • Demander aux Candidats l’autorisation de conserver ses données
  • Limiter à 2 ans la conservation des données Candidats
  • Limiter la conservation des données Employés à 5 ans après son départ

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Diversité en entreprise : comment agir contre les discriminations raciales ?

Votre employé·e ou votre collègue racisé·e n’en parle certainement pas mais il-elle est probablement touché·e par les événements qui se déroulent depuis plusieurs semaines. Ces événements sont susceptibles de faire écho à des violences subies depuis plusieurs années au sein même de votre entreprise  et/ou dans sa vie privée. Ils/elles n’en parlent pas car ils/elles craignent de subir des représailles et de perdre leur emploi. Pour une meilleure diversité en entreprise, nous avons préparé quelques ressources pour savoir comment agir contre les discriminations raciale

Comment identifier et corriger les biais discriminants et favoriser la diversité en entreprise ?

À l’heure où le monde se soulève contre les violences racistes, contre le racisme systémique, contre la négrophobie, force est de constater que le sujet reste encore un sujet tendu et complexe à aborder par les entreprises françaises. Les raisons sont multiples :

  • la peur du badbuzz et de perdre des clients ;
  • la peur du conflit ;
  • le refus de politiser des discours de marques ;
  • le refus de parler ouvertement de "race" et de différences culturelles ;
  • le manque d’informations et de ressources ;
  • dans les cas les plus obscurs, l’indifférence ou une volonté véritable de discriminer…

Pourtant, ce tabou autour de la diversité ethnique vaudrait la peine d’être levé. En effet, il ouvrirait le dialogue sur les biais décisionnels qu’un manque de diversité entraîne avec pour conséquences des opportunités d’innovation plus limitées, des talents qui préféreront rejoindre des entreprises plus inclusives ou encore des clients susceptibles de privilégier des entreprises qui les représentent davantage.

D’après l’Étude McKinsey 2017 “Why diversity matters” ces biais décisionnels réduisent la capacité d’innover et de répondre aux besoins des populations dans leur globalité. Les entreprises qui intègrent la diversité sont 33% plus susceptibles d’avoir des résultats financiers supérieurs à la moyenne. Quant au recrutement, 55% des employés considèrent l’engagement social d’une entreprise comme un critère plus important que le salaire, selon une étude de l’agence Cone Communications. Cette statistique monte à 76 % chez les Millennials

Mahzarin R. Banaji, professeure en Social Psychology à l’Université d’Harvard, a créé un outil appelé le « Test d’Associations Implicite (TAI) ». Ce test a pour objectif d’identifier les stéréotypes inconscients que nous pouvons avoir sur la base des questions de Genre, de Religion et d’Ethnicité.

Dans son dossier Nous sommes tous biaisés..., Welcome to the Jungle propose des articles courts afin de passer en revue plusieurs biais cognitifs qui affectent les décisions RH et quelques solutions pour y remédier :

Comment lutter contre la discrimination à l’embauche et le harcèlement discriminatoire au travail ?

Le Défenseur des Droits met à disposition des entreprises et des employés un certain nombre de ressources pour identifier et contrer les discriminations à l’embauche :

 

Comment rebondir intelligemment et de manière pertinente aux faits d’actualités autour des luttes antiracistes) ?

Pour engager une campagne antiraciste, il y a plusieurs sujets à éclaircir pour limiter le bad buzz, le délit d’opportunisme et les promesses employeur non-tenues :

  • Valider le fait que l’entreprise n’ait jamais été responsable, complice ou indifférente à toute forme de discrimination (incluant le racisme ordinaire). Le cas de la marque Anthropologie en est un « bon » exemple.
  • Questionner la place et le nombre de personnes racisées au sein de l’entreprise. Le cabinet Mixity permet la réalisation, en toute légalité, d’un audit indépendant de cartographie de la diversité en produisant des données. Ces dernières n’ont pas vocation à être diffusées au public, mais à nourrir les politiques RH de diversité en incluant le sujet ethnique.
  • Questionner sa communication externe, ses discours, ses images et ses symboles. Le cabinet Accordia propose des ateliers, formations et des outils ludiques pour accompagner les entreprises à questionner ses biais discriminants pour intégrer plus de diversité dans ses enjeux business.
  • Prévoir des actions concrètes à maintenir dans le temps. Les engagements et les actions contre le racisme ne sont pas des tendances. Pour que les messages restent authentiques, chaque campagne en soutien à Black Lives Matter – au même titre que d’autres sujets sociaux – doit générer des actions pérennes pour ne pas tomber dans les travers du « Washing »

Et quoi de mieux pour illlustrer cet article que quelques exemples d’actions entreprises par des grandes marques :

Cet article est loin d’être exhaustif et on espère qu’il vous aidera à identifier des axes d’amélioration pour que la diversité en entreprise devienne une norme. Nous sommes preneurs de votre avis, quelles autres actions pourraient être mises en place par les entreprise ?