Comment mettre en place une feuille de route pour un projet informatique ?
« Alors on en est où ? »
Cette question anodine suscite à la fois de l’enthousiasme (quand on a bien avancé) mais aussi beaucoup de frustration (quand on est en retard ou qu’on ne sait pas).
Pour arriver à y répondre sans stress, il y a un outil imparable, à la fois collaboratif et structurant : le feuille de route (ou roadmap).
Quelle que soit la forme que vous lui donnez, la feuille de route permet à tous les intervenant•es d’un projet informatique :
- Identifier les rôles et les relations entre chaque personne
- Comprendre les objectifs du projet
- Suivre les avancées et les communiquer
- Prioriser et réagir en cas de retard
C’est l’outil qu’il vous faut ? On vous explique en quelques étapes comment définir votre feuille de route IT.
#1 — C’est quoi une feuille de route concrètement ?
Une feuille de route, également appelée roadmap, est un document qui présente les principales étapes à suivre pour réaliser un projet. Ces étapes ont pour vocation d’être ensuite planifiées dans le temps.
Pour un projet informatique, à quelques spécificités près, le découpage est assez standard :
- Analyse de l’existant
- Conception
- Développement
- Test
- Déploiement
- Maintenance
#2 — Comment structurer une feuille de route ?
Une feuille de route se structure en trois grandes parties :
- Tout d’abords, vous définissez des « jalons », c’est-à-dire un ensemble de temps forts et/ou d’objectifs à atteindre
- Dans ces jalons, vous spécifiez des tâches à réaliser pour atteindre chaque objectif. En fonction des jalons, il y a peut-être un ensemble de tâches à rassembler en « chantier », qui constituent un « sous-jalon »
- Pour chaque tâche ou chantier, vous associez des personnes qui auront chacune des responsabilités dans la réalisation des tâches
- Ceci fait, vous inscrivez un niveau de priorité et des échéances pour chaque tâche ou chantier
- À l’issue de ce découpage, vous avez suffisamment d’éléments pour faire un planning
#3 — Quels sont les contenus les plus importants à suivre dans une feuille de route ?
Pour que votre feuille de route soit efficace, il y a plusieurs éléments importants à intégrer, et à valider régulièrement :
| À intégrer | À valider |
| Les charges temps | Combien de temps faut-il pour réaliser une tâche ? Ce temps a-t-il été respecté ? |
| Le budget | Combien a-t-on investi pour aboutir un jalon ?Combien a-t-on réellement dépensé ? |
| Les rôles et responsabilités | Les rôles sont-ils cohérents ? Les niveaux de responsabilité sont-ils clairs ? Les effectifs sont-ils suffisants ? |
C’est uniquement sur la base de ces éléments, qu’il est possible de définir une feuille de route claire, et suffisamment précise pour piloter un projet.
#4 — Comment mettre à jour une feuille de route ?
Nous mettons une feuille de route à jour dans les situations suivantes :
- Quand un chantier, une tâche ou un jalon est terminé
- Quand un risque vient impacter ou remettre en question la réalisation d’un chantier ou d’une tâche
- Quand une tâche a été mal estimée, ou qu’une nouvelle tâche doit être ajoutée et planifiée
#5 — Qui doit avoir la charge du suivi d’une feuille de route ?
Une feuille de route est gérée et pilotée par un•e chef•fe de projet, qui la met à jour en collaborant avec les différents intervenant•es du projet :
- Les équipes métiers ;
- Les services IT ;
- Les intervenant•es externes.
#6 — Quels sont les supports les plus pertinents pour mettre en forme une feuille de route ?
Il n’existe pas de supports prédominants pour définir une feuille de route, cela dépend des affinités du/de la responsable du projet, avec les outils qu’il/elle utilise habituellement.
En revanche, on peut identifier des usages spécifiques en fonction du support :
- Les outils de bureautique (type Suite Office) :
- EXCEL : Utiliser pour définir le planning et organiser les chantiers du projet
- PowerPoint : Utiliser pour communiquer les avancées et réaliser le reporting lié à la feuille de route
- Sharepoint : Utiliser pour communiquer les avancées de manière plus ludique et visuelle, pour associer des documents
- Les outils de gestion de backlog type JIRA ou Trello : Outil tout-en-un, très orienté développement informatique, pour planifier et définir les chantiers d’un projet en même temps
- Les outils de planning type Planner ou Monday : Outil collaboratif, plutôt orienté processus, qui permet à la fois de planifier et de donner une vue d’ensemble au projet
Une fois structurée, les rôles clarifiés et les différentes charges du projet définies, le suivi d’une feuille de route offre plusieurs bénéfices :
- Fluidifier la communication : Une feuille de route est facile à lire ce qui permet de rapidement communiquer sur ses avancées, blocages, etc. auprès de n’importe quel interlocuteur d’un projet
- Renforcer la collaboration : Ce document unique et central permet de renforcer les échanges et le travail entre les équipes IT et les équipes métiers
- Faciliter la prise de décision : Une feuille de route permet de rapidement mettre en avant des risques capacitaires, financiers ou les conflits de planning, afin de prendre des décisions
- Prioriser les chantiers : Une feuille de route permet rapidement d’identifier et de définir des priorités vis-à-vis des jalons importants, de leur complexité de réalisation et des délais de livraison
Prêt à mettre en pratique nos conseils ?
Voici un outil signé Cool Kit pour vous exercer à définir votre feuille de route informatique
➡️ https://coolkit.coolitagency.fr/toolspage/details/14 ⬅️
Pourquoi faut-il faire attention à la surestimation de son potentiel numérique ?
La surestimation du potentiel numérique est un phénomène courant, qui peut survenir à la mise en place d’un nouveau projet informatique.
Cette surestimation se décline en trois principes :
- La surestimation des effectifs ;
- La surestimation des compétences ;
- La surestimation de l’environnement technique.
Attention ! Nous ne parlons pas ici de « surestimation » au sens, « votre organisation est plus mauvaise que vous le pensez », pas du tout. L’idée de cet article est de vous sensibiliser à l’importance d’évaluer correctement les manques et les prérequis de votre organisation, avant de mettre en place un nouveau projet informatique.
On ne le dit jamais assez. Un nouveau logiciel, appli, système, ne solutionne pas les problèmes de fond, il les exacerbe ! C’est pour cela qu’il est important de prendre du recul à chaque nouveau projet et d’y intégrer toutes les personnes concernées.
Alors, comment savoir si on surestime le potentiel numérique de son organisation ? Quels sont les effets ? Comment y pallier ?
#1 Comment se décline la surestimation du potentiel numérique ?
Il y a 3 périmètres à prendre en compte :
- Les effectifs ;
- Les compétences ;
- L’environnement technique.
| Qu’est-ce qu’on surestime concernant les effectifs ? | ||
| A. Le nombre de personne réellement disponibles pour travailler sur le projet
Le facteur de surestimation ? o Des problématiques de priorisation du côté des équipes qui pensent être disponibles mais n’ont pas vérifié en amont si elles l’étaient vraiment Les effets ? o Une surcharge o Des doublons, des conflits de planning |
B. La capacité de ces personnes à prendre en charge un nouveau projet
Le facteur de surestimation ? o Ne pas tenir compte d’une potentialité d’imprévu Les effets ? o Une mise en place, sans documentation, ni accompagnement o Du côté des équipes métier, une mauvaise prise en main des outils, qui génèrent une surcharge et/ou des erreurs de saisie |
C. Le nombre de personne nécessaire pour travailler sur le projet
Le facteur de surestimation ?
o Recruter ou externaliser, en cas de problématique de planning ou d’organisation, plutôt que de réévaluer les charges de travail
– OU –
o Manque de moyens et/ou de professionnel•les disponibles (pour ce sujet-là, nous n’avons pas vraiment de solutions, mais il doit quand même être pris en compte)
Les effets ?
o Des surcoûts
o Un fort turn-over
o Des retards
o Désengagement des équipes
| Qu’est-ce qu’on surestime concernant les compétences ? | |
| La maîtrise réelle des technologies qui vont être mises en place Le facteur de surestimation ? o Ne pas valider auprès des équipes techniques leur niveau de compétences, ni le temps qu’il leurs faudra pour monter en compétences o Ne pas avoir passé en revue les compétences requises pour aboutir le projet o Ne pas valider auprès des équipes métier qu’elles savent utiliser la solution qui va être mise en place, ni si elles ont besoin d’un accompagnement Les effets ? |
| Qu’est-ce qu’on surestime concernant l’environnement technique ? |
| o La compatibilité avec l’existant o La fiabilité de son système d’information o La capacité à maintenir un nouveau projet dans le temps o L’ancienneté de son environnement Le facteur de surestimation ? Les effets ? |
#2 Comment pallier ces différentes situations ?
A. Pour la surestimation des effectifs
- Avant de positionner les équipes, passer en revue les projets en cours et en retard
- Définir les plannings de manière collaborative, en tenant toujours des projets inachevés
- Valider régulièrement, auprès des équipes, que les niveaux de priorisation restent cohérents et réalisables
- Ne pas hésiter à mettre des sujets en pause ou à reporter des échéances, s’il n’y a pas d’autres alternatives
B. Pour la surestimation des compétences
- Passer en revue les compétences requises pour mettre en place un nouveau projet informatique, des équipes techniques, jusqu’aux utilisateurs finaux
- Valider la capacité de chaque partie prenante à comprendre et prendre en main les tâches qui vont leur être assignées
- Anticiper et bloquer du temps pour que les parties prenantes puissent monter en compétences, si la solution le requiert
- Anticiper et bloquer du temps pour accompagner les utilisateurs finaux
C. Pour la surestimation de l’environnement technique
- Évaluer sa dette technique
- Définir des critères de compatibilité et de sécurité
- Réaliser des mises à jour
- Réaliser des tests de manière systématique et structuré
- Réaliser des sauvegardes régulières
- Définir un plan de maintenance et des modalités de support
- Communiquer régulièrement sur l’arrivée d’une nouvelle solution et les imprévus éventuels : indisponibilité, coupure de connexion, perte de données…
Transformation digitale : quels sont les impacts de la surcharge d’outils ?
« On ne pourrait pas trouver un outil pour ça ? » Qu’il s’agisse de sujets RH, IT, commerciaux ou managériaux, on vient à poser cette question pour combler un manque ou pour gagner en efficacité. Au prime abord, cette question peut paraître sans risque.
Cependant, à force de la répéter, on peut frôler alors le « solutionnisme technologique »[1]. Cette idéologie sociale, véritable biais de notre ère numérique, transforme chaque problème en sujet technique, auquel on apporte une solution technique, même quand le problème n’a pas été pleinement adressé aux personnes concernées. En d’autres termes, à force mettre en place logiciel sur logiciel, application sur application, on en oublie les problèmes de fond.
Un outil est un moyen de résoudre des problèmes, mais il n’est jamais une solution « miracle ». Alors quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’entreprise ? Comment éviter d'installer trop d'outils ?
#1 - Les impacts sur l’Humain
Derrière chaque nouvel outil, il peut y avoir 2 types de besoin…
- Le Besoin Interne, remonté par le Métier ou le Management
- Le Besoin Externe, remonté par le Client ou le Commercial ou le Marketing
…Et plusieurs parties prenantes :
- La direction et le management
- La chefferie de projet
- Les équipes techniques
- Les équipes métier
- Les ressources externes
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur ces personnes ?
- Le rejet et le désengagement
- La perte de cohésion
- Des difficultés à maintenir l’activité opérationnelle
- Le cloisonnement
- L’augmentation de risques psychosociaux
À quel moment, on se risque à imposer une surcharge ?
- Quand on ne prend pas le temps de questionner le besoin en fonction de l’émetteur
- Quand on n’étudie pas le temps, ni la capacité des utilisateurs finaux à prendre en main le nouvel outil
- Quand on traite toutes les demandes comme un besoin général
Pour éviter la surcharge, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qui sont les personnes concernées par l’outil : les décisionnaires, les sponsors, les ambassadeurs, les référents techniques, les référents métiers et surtout les utilisateurs finaux ?
- Depuis combien de temps est-ce que le besoin a été émis ?
- Le besoin qui a été remonté est-il un besoin général ou un cas particulier ?
- Le problème à résoudre soulève-t-il des sujets de fonds : défaut d’organisation, conflits, manque de compétences en interne, manque de moyens… ?
- Avez-vous suffisamment de personnes qualifiées pour mettre en place l’outil de bout en bout ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils été sollicités dans la validation du besoin ?
- Les utilisateurs finaux ont-ils le niveau de compétences suffisant pour utiliser l’outil ?
- Des dispositifs d’accompagnement et/ou d’acculturation sont-ils à prévoir ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration complète d’un cahier des charges fonctionnel
- La validation d’une solution technique ou d’une solution managériale
- Une conduite du changement anticipée
- La réduction des frictions aux changements
- La réduction des risques psychosociaux
#2 - Les impacts sur l’Organisation
Dans le cadre de la mise en place d’un nouvel outil, il y a plusieurs sujets organisationnels à soulever :
- Les objectifs associés à la mise en place de l’outil et leur suivi
- Les moyens de suivi des avancées
- Le planning global et sa répartition de temps
- Les disponibilités des équipes
- Les contrats et les coûts financiers
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’organisation ?
- Le cloisonnement
- Les retards
- La perte de visibilité sur les avancées
- La perte de visibilité sur les dépenses et les surcoûts
- La multiplication des contrats et/ou les litiges fournisseurs
- Le manque de fluidité dans la communication interne voire une absence de communication interne
À quel moment, on se risque à surcharger l’organisation ?
- Quand on n’a pas clarifié et formalisé les objectifs associés à l’outil
- Quand on n’a pas défini de suivi de projet : moyens de suivi, communication interne, critères de réussite, points d’attention, gouvernance, rôle…
- Quand on n’a pas planifié les actions de mise en place
- Quand on n’a pas estimé avec les équipes concernées le temps nécessaire pour aboutir chaque action
- Quand on n’a pas validé les disponibilités des équipes
- Quand on n’a pas analysé le référentiel d’outils existant
- Quand on n’a pas passé en revue les contrats fournisseurs actuels
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Qu’est-ce que vous attendez du nouvel outil ?
- Avez-vous un budget clair ? Savez-vous réaliser un budget pour un projet informatique ?
- Comment allez-vous suivre et communiquer sur les avancées de la mise en place ?
- Quelles sont les échéances du projet ? Un planning a-t-il été fait ?
- Combien de temps faut-il aux équipes, aux fournisseurs pour délivrer leurs tâches ?
- Les équipes ont-elles d’autres projets en parallèle ? Sont-elles disponibles ?
- A-t-on déjà un outil similaire ? Qu’est-ce qui fonctionne ou ne fonctionne pas avec cet outil ?
- A-t-on des contrats à résilier ? Quels sont les délais ? Les coûts de résiliation ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Une structuration de la gestion de projet : planning, charges, coûts, gouvernance…
- La définition de la stratégie de communication interne
- Des équipes peu voire pas immobilisées pour leurs autres activités
- Une orientation projet plus cohérente : maintien de la mise en place d’un nouvel outil ou commande de développement spécifique pour un outil existant ou amélioration de l’existant
- Un budget plus maîtrisé, plus transparent
- Une maîtrise des coûts : pas de doublon, pas de litige de contrat, des délais de résiliation anticipés…
#3 - Les impacts techniques
L’environnement technique de l’entreprise regroupe plusieurs périmètres :
- L’équipe technique
- Le matériel informatique et/ou le système d’information
- Les logiciels existants et la gestion des données
- La maintenance
Quels sont les impacts de la surcharge d’outils sur l’environnement technique ?
- Des retards
- Augmentation de la dette technique
- Incompatibilité des logiciels et/ou du système d’information
- Perte de visibilité sur l’inventaire des logiciels existants
- Augmentation des risques de sécurité
- Perte de données
- Surcoût de maintenance et de support
À quel moment, on se risque à surcharger l’environnement technique ?
- Quand on multiplie les anciennes versions de logiciel ou d’application
- Quand on choisit un outil sans valider s’il est compatible avec l’existant
- Quand on ne tient pas à un jour son inventaire d’outils
- Quand on n’intègre pas de critères de sécurité dans le choix et le paramétrage de l’outil
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans les études de faisabilité et/ou analyse de risque
- Quand on n’intègre pas suffisamment les équipes techniques dans l’estimation des temps
- Quand on n’a pas de référentiel de données ni de programmes de reprise de données
- Quand on n’a pas anticipé les charges de maintenance (temps et coût) ou qu’on a omis la maintenance
Pour l’éviter, il y a plusieurs questions à se poser en amont de chaque lancement d’outil :
- Les équipes techniques sont-elles disponibles ?
- Les technologies requises sont-elles maîtrisées ?
- Quels sont les outils existants ? En avons-nous besoin pour le nouvel outil ?
- Les outils existants sont-ils tous à jour ?
- Est-ce que l’outil choisi est compatible avec les outils existants ?
- La mise en place d’un nouvel outil nécessite-t-elle une montée en version ?
- Quel est le niveau de sécurité du nouvel outil ?
- Quelles sont les contraintes de sécurité à appliquer au nouvel outil ?
- Quelles sont les données à intégrer dans le nouvel outil ? Où sont ces données ? Qui est en mesure de les intégrer ?
- A-t-on prévu le support du nouvel outil ?
- Des évolutions sont-elles à prévoir ?
- La maintenance a-t-elle été intégrée au budget ?
Qu’est-ce que ces questionnements vont apporter ?
- Un cahier des charges technique réaliste
- Un planning de mise en œuvre détaillé
- La validation technique de l’outil
- La mise en place de bonnes pratiques de sécurité
- Le maintien de la continuité d’activité
- La maîtrise des coûts
Un trop grand nombre d’outils, loin de valoriser le caractère innovant d’une organisation, surcharge surtout les équipes et l’environnement nécessaire à son bon fonctionnement.
Si le sujet n’est pas résolu assez tôt, cela impact très fortement l’Humain, l’Organisation et l’Environnement technique. Un nouvel outil révèle souvent des problématiques de fonds. Si celles-ci ne sont pas résolues avant la mise en place, on ne fait que répliquer voire renforcer des problèmes managériaux, dans les processus de la solution technique.
Ce qui entraîne :
- des retards ;
- une perte de visibilité ;
- des surcoûts et des litiges contractuels ;
- des limites techniques difficiles à maintenir ;
- du désengagement des équipes.
Face à la surcharge d’outil, il y a un ensemble de questions à se poser en amont de la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application. Ces questions peuvent paraître un peu lourdes et chronophages mais elles ont le méritent de :
- Rassembler tous les acteurs concernés par la mise en place
- Consolider une vision commune
- Clarifier les objectifs et les problèmes de fond
- Résoudre ces problèmes de fond
- Structurer la gestion de projet
- Maîtriser les investissements financiers
- Miser sur l’amélioration et la consolidatio
[1] Idéologie sociologique définie et démontée par le chercheur et auteur Evgeny Morozov
(Ré)organiser son équipe lors du passage du télétravail au présentiel
Avec la reprise progressive de l’économie, nous sommes tous tentés d’accélérer des projets au sein de l’entreprise pour « rattraper le retard”. Afin de ne pas perdre les bonnes résolutions qui ont pu être prises au cours d'une organisation à distance, voici un exemple d’organisation à mettre en place pour accompagner progressivement la reprise sans reproduire les erreurs et les mauvaises pratiques mises en exergue au cours des derniers mois. Le passage du travail à distance au travail en présentiel est une opportunité pour faire le bilan et améliorer son organisation, autant profiter du rythme ralenti de l’été !
Étape n°1 – Faire un bilan managérial
Le premier réflexe actuellement observé est la reprise à 100% des projets d’entreprise, et ce, comme si rien n’avait été troublé pendant plusieurs mois. Nous n’avons pas tous vécu le télétravail de la même manière, une reprise trop brutale risque de générer davantage de désengagement, de stress et de surcharge de travail.
Prendre le temps de faire le point sur l’état managériale et l’organisation du travail peut permettre de désamorcer de potentiels tensions mais aussi de pérenniser les bonnes pratiques qui ont été expérimentées et validées lors d'une organisation à distance, et ce, en mettant en place les actions suivantes :
- Réaliser un point individuel sur l’état de santé (physique et mentale) et de l’état de motivation de chaque collaborateur ;
- Envoyer un sondage anonyme pour identifier par service :
- les retours positifs et négatifs vécus en télétravail ;
- les bonnes et mauvaises habitudes de travail ;
- les points positifs et négatifs sur les outils utilisés ;
- les compétences nouvelles qui ont été développées ;
- des recommandations pour mieux faire.
- Analyser et centraliser les résultats du sondage afin d’en dégager un plan d’action voire un plan d’accompagnement à communiquer puis à mettre en place selon les services.
Étape n°2 – Revoir la priorisation des projets
Bien que l’économie se relance, votre écosystème s’en est-elle sortie indemne ? Les investissements engagés avant la crise sont-ils toujours pertinents ? Vos clients sont-ils prêts à consommer de la même manière ? Vos fournisseurs ont-ils été impactés ? Vos projets d’entreprises sont-ils toujours cohérents avec un contexte de crise ? Avec le même ROI ?
Le bilan managérial du confinement terminé, la seconde étape consiste à revoir les projets en cours et à venir pour :
- Valider la cohérence et la pertinence des projets ;
- Réduire les dépenses inutiles ;
- Réévaluer le ROI et les niveaux de priorités compte-tenu du contexte de reprise ;
- (Re)Mettre en place des bonnes pratiques de gestion de projets ;
- Évaluer les manques et les besoins.
Les actions suivantes permettent de faciliter la prise de décision :
- Identifier l’état d’avancement de chaque projet ;
- Analyser les actions à venir, en cours et en phase d’étude pour évaluer les coûts associés (en ressources, en temps et en budget) ;
- Identifier les moyens et les ressources humaines disponibles à distance, en présentiel ;
- Identifier les ROI et les impacts ;
- Valider les niveaux de priorité vis-à-vis des données préalablement récoltées ;
- Revoir le planning et étudier sa faisabilité selon les moyens et les ressources humaines disponibles ;
- Définir ou redéfinir une organisation tirée de l’étape n°1, selon les planning, les moyens et les ressources identifiés plus tôt.
Ces étapes ont pour objectifs de renforcer la maîtrise des projets et la confiance des collaborateurs suite à une période trouble. La reprise est la période propice pour revoir et améliorer les modes d’organisation tout en maintenant la relance opérationnelle de l’entreprise. Cette accalmie remet au centre les besoins essentiels de l’entreprise.