Flex office : les étapes à ne pas manquer côté informatique

Le Flex Office consiste à proposer un espace de travail où les bureaux ne sont pas attitrés.

Renforcé par l'évolution du travail hybride, le Flex office permet à l’entreprise de réduire ses coûts immobiliers, tout en proposant aux salarié-e-s des conditions de travail, elles aussi flexibles.

Il permet également de répondre à un besoin croissant des salarié-e-s de pouvoir travailler dans des conditions différentes, selon son organisation et ses tâches quotidiennes, elle dynamise également les échanges entre collègues.

D’un point de vue informatique, un plan d’action est nécessaire pour détailler l’ensemble des tâches attendues pour assurer une mise en place efficace, et faciliter au maximum l’accès aux outils de travail.

Ces différentes actions impliquent différents acteurs IT :

- Un-e chef de projet IT en charge de la coordination du projet, du planning, de l’analyse des coûts d’investissement et de l’organisation du déploiement

- Un-e responsable IT en charge de réaliser les inventaires logiciels et matériels

- Un-e responsable de la conduite du changement en charge à la fois de la communication avec les salariés et managers, de l’identification des points de blocages et de réticences, et de l’accompagnement au changement des services métiers et IT

- Un-e responsable des services généraux pour l’organisation de l’espace de travail

Le service IT est garant de la réalisation et de l’accompagnement des équipes dans la mise en place du flex office.

Les services métiers seront, quant à eux, régulièrement consultés durant la réalisation de ces actions.

#1 — Réaliser un inventaire du matériel informatique

La première étape à suivre, avant de lancer la mise en place du flex office, consiste à réaliser un inventaire du matériel informatique de l’entreprise et d’identifier le nombre de :

- Ordinateurs fixes et portables

- Appareils téléphoniques (smartphones et téléphones fixes)

- Bornes WIFI

- Decks et câbles de chargement d’ordinateurs

- Écrans d’ordinateurs

Il faut ensuite valider la mise à disposition pour chaque salarié-e d’un moyen de rangement sécurisé de leurs affaires. Les postes n’étant plus attribués, les salarié-e-s ont besoin de déposer leurs matériels et effets personnels dans un endroit qui leur est propre. Il faut prévoir pour chacun un casier sécurisé et de quoi transporter son matériel facilement.

#2 — Référencer les logiciels informatiques

Les logiciels informatique et systèmes de stockages de fichiers sont à inventorier pour identifier les manques et assurer la continuité d'activité des salarié-e-s.

Pour cela, il faut :

  • Lister les solutions informatiques utilisées
  • Identifier pour chaque logiciel, s’il est accessible à distance via une connexion internet
  • Prévoir de faire évoluer ou de changer les logiciels qui ne permettent pas de travailler à distance
  • Stocker les données sur un disque dur et/ou serveur externe géré par un infogérant, ou sur une solution cloud telles que Google Cloud Storage, OneDrive, Dropbox, IBM Cloud Storage…

#3 – Organiser l’espace de travail

Pour organiser l’espace, il faut dans un premier temps valider le nombre de postes « flex office » qui sera mis à disposition.

A l’issu de cette identification, il faut :

- Quantifier le nombre d’écrans par poste

- S’assurer de la mise à disposition d’un moyen de chargement de l’ordinateur

- Vérifier la qualité du réseau WIFI

L’espace de travail en mode flex office doit comprendre des espaces de réunion et des salles d’appel Même en flex office, les équipes maintiennent le besoin d’avoir des temps collectifs en réunion et des temps d’appel en espace individuel.

Il est également conseillé de prévoir un système de visioconférence performant pour le travail hybride (CISCO, Teams, OneDirect, Zoom…) qui permette aux salariés de maintenir la cohésion d’équipe, même dispersée. Attention cependant à l’effet réunionite ! Les visio doivent être plus brèves et plus cadrées pour rester pertinentes pour les salarié-e-s présents et à distance.

#4 – Identifier le coût d’investissement à réaliser

A l’issue de l’analyse et de la réalisation des précédents points, il est possible d’identifier le coût d’investissement pour la mise en place du flex office.

D’un point de vue matériel et réseau :

- Identifier les écrans et autres matériels manquants à acheter ou à remplacer

- Identifier les besoins d’investissement dans des solutions réseaux (bornes WIFI, changement d’opérateurs, renforcement de la fibre…)

Si l’entreprise utilise des téléphones fixes, le salarié-e doit pouvoir maintenir sa propre ligne privée. Pour cela il existe deux types de solutions :

- Passer sur des solutions de téléphonie VoIP (via TrunkSIP ou autres solutions)

- Passer sur des solutions de téléphonie SaaS qui redirigent les appels vers le poste utilisateur

Attention cependant, à bien encadrer et respecter les temps de disponibilités de chacun.

En cas d’usage d’ordinateurs fixes, il faudra soit envisager d’investir dans des solutions de virtualisation de postes de travail (VMware, Compufirst, Windows Virtual Desktop…) ou de remplacer le matériel par un ordinateur portable.

Concernant les logiciels, le changement de logiciels implique de :

- Valider les logiciels devant être remplacés

- Réaliser un benchmark pour valider les nouveaux logiciels

- Potentiellement investir dans une prestation de service, si l’équipe IT est surchargée ou en sous-effectif

- Décommissionner les anciens logiciels (arrêt et finalisation des contrats)

#5 – Déployer le Flex Office

A partir du moment où les inventaires sont réalisés, le coût d’investissement défini et que le mode d’organisation des équipes est identifié, la mise en place technique du flex office peut débuter.

Pour cela, il faut :

- Procéder à l’achat du matériel manquant

- Installer les nouveaux logiciels et migrer les systèmes informatiques

- Renforcer la communication auprès des équipes avec le partage d’un retroplanning, une communication et des échanges réguliers

- Organiser une semaine de tests sur les postes dédiés

- Prévoir un jour de télétravail le jour de la bascule

#6 – Accompagner au changement

L’accompagnement au changement débute dès le début de la mise en place du flex office, à savoir :

- Préparer une communication sur ce qu’est le flex office, ses impacts, avantages et ce que cela implique en termes de changement ;

- Identifier avec chaque manager l’impact organisationnel que cela va avoir ;

- Identifier les irritants et les contraintes ;

- Renforcer la communication interne de manière positive : apports dans les relations professionnelles, retours d’expériences, étude de situation… ;

- Planifier des temps d’échanges pour évaluer le bon déroulé du flex office : points d’attention, axes d’amélioration, état du matériel, état de la cohésion d’équipe…

 

Quel que soit la taille de l’entreprise, le flex office est un mode d’organisation qui nécessite un plan d’action concret, qui implique :

  • Un inventaire du matériel ;
  • Un référentiel des logiciels ;
  • Une évolution des méthodes de management ;
  • Des investissements immédiats ;
  • Un plan de conduite du changement ;
  • Une politique d’amélioration continue des conditions de travail.

Le retour sur investissement peut être rapide et permet à l’entreprise de revoir ses méthodes de management. Elle permet également à l’entreprise d’accélérer sa transformation digitale, de gagner en agilité dans la gestion de son Système d’Information.

Cela permet de mélanger des corps de métier qui discutent peu en temps normal.

Pour les équipes IT, c’est l’opportunité de valoriser davantage le rôle que les équipes jouent dans l’organisation du travail et ses mutations.

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by Erwan Moyon

Sondage Flex Office : qu’en pensent les salariés ?

Le Flex office est un concept loin d’être récent puisqu’il a vu ses prémices dans les années 90. Exit le bureau attribué, pour faire place à un nouveau système d’aménagement des locaux. En France, le principe est expérimenté voire adopter depuis 2010, et revient « à la mode » du fait des questionnements autour du travail hybride. Le Flex office tient sa force dans l’envie croissante des salariés et de leurs organisations à mieux travailler à distance et dans l’inoccupation de certains espaces des bureaux. À quel point le concept est populaire ? Suscite-t-il du rejet ? De l’adhésion ? Pour répondre à ces questions, nous avons réalisé un sondage auprès de notre communauté LinkedIn.

Nous avons sollicité 31 répondants des secteurs suivants :

  • Informatique : 25%
  • Commerce : 25%
  • Social : 13%
  • BTP : 11%
  • Audiovisuel : 5%
  • Transport : 12%
  • Chimie : 9%

#1 - Est-ce que vous connaissiez la notion de Flex Office et qu’en pensez-vous ?

52% des personnes interrogées reconnaissent ne pas connaître le terme « Flex office ».

Seulement 6% des répondants sont totalement favorables au Flex office, 58% se disent ouverts à l’expérience, quand 23% y sont fermement opposés.

#2 – Quel mode de Flex office préfériez-vous si vous deviez le mettre en place ?

À la question des modalités de mise en place du Flex office : 39% des personnes interrogées préfèrent avoir des bureaux attitrés mais sont ouverts au partage avec des collègues, contre 32% qui préfèrent des espaces entièrement partagés et seulement 16% qui préféraient des bureaux individuels non-attitrés

Un répondant précise : « Parmi les personnes les plus présentes, certaines personnes établissent que ce sont leurs bureaux et lorsqu’elles trouvent la place déjà prise, cela peut créer des tensions entre collègues ».

#3 – Pensez-vous que le Flex office soit adapté à votre profession ?

Pour les 11 répondants qui ont déclaré avoir une profession inadaptée, la majorité admet que cela pourrait être envisagé par les activités qui requiert une faible présence dans les bureaux.  

Parmi les répondants ayant déclaré être opposés au Flex office, la majorité exerce pourtant une activité qui pourrait y être adaptée.

Si seulement 6% ont déclaré être complètement favorables au Flex office, 65% des personnes interrogées estiment que leur travail pourrait y être adapté. Seulement 10% estiment qu'il n’est pas adapté à tous les métiers.

#4 - Pour quelle taille d'entreprise pensez-vous que le Flex office soit adapté ?

Au sujet du lien entre Flex office et taille de l’entreprise : 89% répondants ayant déclaré avoir un travail adapté, ont également estimé, à 57%, que la taille de leur entreprise est un critère qu’adéquation.

De manière plus générale, 46% des personnes pensent que le Flex office est plus pertinent pour les PME et 31% aux TPE. En revanche, la majorité des répondants estiment qu’à partir de 250 salariés, il est moins adapté.   

#5 – Quels sont pour vous les avantages du Flex office ?

Parmi les avantages proposés, plusieurs tendances se dégagent :

  1. A 30% la possibilité d’avoir le choix de ses espaces et de la mobilité selon les tâches,
  2. A 22% de casser la routine,
  3. A 21% de faire du lien avec d’autres personnes,
  4. A 15% la démocratisation du travail hybride.

Les critères de propreté, d’organisation et de management agile ne sont pas reconnus comme important.

#6 – Quels sont les inconvénients du Flex office ?

  1. A 33% l’adaptation aux comportements des collègues,
  2. A 18% un relationnel plus compliqué ainsi des problèmes de gestion des flux,
  3. A 13% moins d’attachement à l’espace,
  4. A 12% le management plus complexe.

En effet, manager une équipe présente tous les jours au bureau et une équipe dispersée, nécessite une revue complète des méthodes de management en fonction des situations et des activités.

Quant aux choix de ces inconvénients, les répondants ont évoqué les motifs suivants :

  • L’impersonnalisation de l’espace de travail
  • La crainte d’être plus désengagé
  • La crainte de perdre en cohésion d’équipe

Au sujet de la gestion des flux dans les bureaux, un répondant témoigne : « Tout le monde s’assoit généralement toujours aux mêmes places, cela peut créer de l’insécurité et des tensions, d’avoir un flux complètement libre dans le choix de son bureau. »

 

        Le Flex office est une pratique qui sort de la vision traditionnelle du bureau, tant dans sa manière d’appréhender l’espace, que dans celle de manager et de créer du lien. Encore peu connue et pratiqué, parmi nos répondants, le Flex office suscite la curiosité. Il pourrait séduire certain·es, pour les avantages suivants :  

  • La démocratisation du travail hybride ;
  • Le choix des espaces et de la mobilité selon les tâches ;
  • Casser la routine ;
  • Nouer des liens avec d’autres personnes qu’ils n’auraient pas rencontrer avec un espace fixe.

En revanche, il reste encore des facteurs de rejet :

  • L’adaptation aux comportements et usages des collègues ;
  • Un relationnel plus difficile ;
  • Moins d’attachement à l’espace ;
  • Un management complexifié.

by Lina Bouaziz