Flex office : les étapes à ne pas manquer côté informatique
Le Flex Office consiste à proposer un espace de travail où les bureaux ne sont pas attitrés.
Renforcé par l'évolution du travail hybride, le Flex office permet à l’entreprise de réduire ses coûts immobiliers, tout en proposant aux salarié-e-s des conditions de travail, elles aussi flexibles.
Il permet également de répondre à un besoin croissant des salarié-e-s de pouvoir travailler dans des conditions différentes, selon son organisation et ses tâches quotidiennes, elle dynamise également les échanges entre collègues.
D’un point de vue informatique, un plan d’action est nécessaire pour détailler l’ensemble des tâches attendues pour assurer une mise en place efficace, et faciliter au maximum l’accès aux outils de travail.
Ces différentes actions impliquent différents acteurs IT :
- Un-e chef de projet IT en charge de la coordination du projet, du planning, de l’analyse des coûts d’investissement et de l’organisation du déploiement
- Un-e responsable IT en charge de réaliser les inventaires logiciels et matériels
- Un-e responsable de la conduite du changement en charge à la fois de la communication avec les salariés et managers, de l’identification des points de blocages et de réticences, et de l’accompagnement au changement des services métiers et IT
- Un-e responsable des services généraux pour l’organisation de l’espace de travail
Le service IT est garant de la réalisation et de l’accompagnement des équipes dans la mise en place du flex office.
Les services métiers seront, quant à eux, régulièrement consultés durant la réalisation de ces actions.
#1 — Réaliser un inventaire du matériel informatique
La première étape à suivre, avant de lancer la mise en place du flex office, consiste à réaliser un inventaire du matériel informatique de l’entreprise et d’identifier le nombre de :
- Ordinateurs fixes et portables
- Appareils téléphoniques (smartphones et téléphones fixes)
- Bornes WIFI
- Decks et câbles de chargement d’ordinateurs
- Écrans d’ordinateurs
Il faut ensuite valider la mise à disposition pour chaque salarié-e d’un moyen de rangement sécurisé de leurs affaires. Les postes n’étant plus attribués, les salarié-e-s ont besoin de déposer leurs matériels et effets personnels dans un endroit qui leur est propre. Il faut prévoir pour chacun un casier sécurisé et de quoi transporter son matériel facilement.
#2 — Référencer les logiciels informatiques
Les logiciels informatique et systèmes de stockages de fichiers sont à inventorier pour identifier les manques et assurer la continuité d'activité des salarié-e-s.
Pour cela, il faut :
- Lister les solutions informatiques utilisées
- Identifier pour chaque logiciel, s’il est accessible à distance via une connexion internet
- Prévoir de faire évoluer ou de changer les logiciels qui ne permettent pas de travailler à distance
- Stocker les données sur un disque dur et/ou serveur externe géré par un infogérant, ou sur une solution cloud telles que Google Cloud Storage, OneDrive, Dropbox, IBM Cloud Storage…
#3 – Organiser l’espace de travail
Pour organiser l’espace, il faut dans un premier temps valider le nombre de postes « flex office » qui sera mis à disposition.
A l’issu de cette identification, il faut :
- Quantifier le nombre d’écrans par poste
- S’assurer de la mise à disposition d’un moyen de chargement de l’ordinateur
- Vérifier la qualité du réseau WIFI
L’espace de travail en mode flex office doit comprendre des espaces de réunion et des salles d’appel Même en flex office, les équipes maintiennent le besoin d’avoir des temps collectifs en réunion et des temps d’appel en espace individuel.
Il est également conseillé de prévoir un système de visioconférence performant pour le travail hybride (CISCO, Teams, OneDirect, Zoom…) qui permette aux salariés de maintenir la cohésion d’équipe, même dispersée. Attention cependant à l’effet réunionite ! Les visio doivent être plus brèves et plus cadrées pour rester pertinentes pour les salarié-e-s présents et à distance.
#4 – Identifier le coût d’investissement à réaliser
A l’issue de l’analyse et de la réalisation des précédents points, il est possible d’identifier le coût d’investissement pour la mise en place du flex office.
D’un point de vue matériel et réseau :
- Identifier les écrans et autres matériels manquants à acheter ou à remplacer
- Identifier les besoins d’investissement dans des solutions réseaux (bornes WIFI, changement d’opérateurs, renforcement de la fibre…)
Si l’entreprise utilise des téléphones fixes, le salarié-e doit pouvoir maintenir sa propre ligne privée. Pour cela il existe deux types de solutions :
- Passer sur des solutions de téléphonie VoIP (via TrunkSIP ou autres solutions)
- Passer sur des solutions de téléphonie SaaS qui redirigent les appels vers le poste utilisateur
Attention cependant, à bien encadrer et respecter les temps de disponibilités de chacun.
En cas d’usage d’ordinateurs fixes, il faudra soit envisager d’investir dans des solutions de virtualisation de postes de travail (VMware, Compufirst, Windows Virtual Desktop…) ou de remplacer le matériel par un ordinateur portable.
Concernant les logiciels, le changement de logiciels implique de :
- Valider les logiciels devant être remplacés
- Réaliser un benchmark pour valider les nouveaux logiciels
- Potentiellement investir dans une prestation de service, si l’équipe IT est surchargée ou en sous-effectif
- Décommissionner les anciens logiciels (arrêt et finalisation des contrats)
#5 – Déployer le Flex Office
A partir du moment où les inventaires sont réalisés, le coût d’investissement défini et que le mode d’organisation des équipes est identifié, la mise en place technique du flex office peut débuter.
Pour cela, il faut :
- Procéder à l’achat du matériel manquant
- Installer les nouveaux logiciels et migrer les systèmes informatiques
- Renforcer la communication auprès des équipes avec le partage d’un retroplanning, une communication et des échanges réguliers
- Organiser une semaine de tests sur les postes dédiés
- Prévoir un jour de télétravail le jour de la bascule
#6 – Accompagner au changement
L’accompagnement au changement débute dès le début de la mise en place du flex office, à savoir :
- Préparer une communication sur ce qu’est le flex office, ses impacts, avantages et ce que cela implique en termes de changement ;
- Identifier avec chaque manager l’impact organisationnel que cela va avoir ;
- Identifier les irritants et les contraintes ;
- Renforcer la communication interne de manière positive : apports dans les relations professionnelles, retours d’expériences, étude de situation… ;
- Planifier des temps d’échanges pour évaluer le bon déroulé du flex office : points d’attention, axes d’amélioration, état du matériel, état de la cohésion d’équipe…
Quel que soit la taille de l’entreprise, le flex office est un mode d’organisation qui nécessite un plan d’action concret, qui implique :
- Un inventaire du matériel ;
- Un référentiel des logiciels ;
- Une évolution des méthodes de management ;
- Des investissements immédiats ;
- Un plan de conduite du changement ;
- Une politique d’amélioration continue des conditions de travail.
Le retour sur investissement peut être rapide et permet à l’entreprise de revoir ses méthodes de management. Elle permet également à l’entreprise d’accélérer sa transformation digitale, de gagner en agilité dans la gestion de son Système d’Information.
Cela permet de mélanger des corps de métier qui discutent peu en temps normal.
Pour les équipes IT, c’est l’opportunité de valoriser davantage le rôle que les équipes jouent dans l’organisation du travail et ses mutations.
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Généraliser le télétravail : quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place et les risques à prévenir ?
Qu’il soit contraint en urgence ou issu d’une démarche réfléchie, le télétravail est un mode d’organisation qui nécessite une mise en place structurée et progressive. Bien que le télétravail permette de gagner en autonomie, en qualité de vie au travail et en compétences transverses, ce mode de travail ne convient pas aux appétences, compétences et moyens de tout le monde.
Si on se contente de généraliser ce mode de travail sans questionner ni réadapter l’organisation en place, le télétravail peut aussi avoir des impacts négatifs sur la productivité, la cohésion sociale et l’engagement des collaborateurs.
Pour prévenir ces impacts, il est essentiel de concevoir collectivement une organisation du télétravail et une évolution des pratiques managériales afin de mettre en place des conditions adaptées et équitables.
Quels sont les risques inhérents au télétravail ?
Même si 86%[1] des télétravailleurs français pensent poursuivre la pratique du télétravail à la fin de la crise sanitaire, 40% de leurs managers admettent rencontrer des difficultés à :
- Détecter les difficultés et les fragilités des collaborateurs ;
- Maintenir le lien au sein des équipes ;
- Maintenir les échanges ;
- Répartir correctement la charge de travail ;
- Adapter son mode de management ;
- Rester équitable et impartial.
Ces difficultés peuvent être plus ou moins visibles mais ont à terme des impacts négatifs sur la qualité de vie au travail tels que :
- L’allongement du temps de travail ;
- L’absence de déconnexion ;
- La rupture du sentiment d’appartenance ;
- La diminution de la cohésion d’équipe et rupture de la communication ;
- La surcharge et éparpillement de l’information ;
- Le déséquilibre du rapport vie privée-vie professionnelle…
Bien heureusement ces difficultés et ces impacts ne sont pas une fatalité. Que vous soyez en train de mettre en place du télétravail ou que vous ayez des difficultés à manager le télétravail, il est tout à fait possible de prévenir et de résoudre ces impacts.
Qu’est-ce qui permet de mettre en place de bonnes conditions de télétravail ?
#1 - Concevoir une organisation qui tient compte des 5 dimensions du télétravail[2]
Ces 5 dimensions doivent être passées en revue et être utilisées comme base pour définir les modalités qui puissent correspondre à un maximum de télétravailleurs :
- Les lieux de travail – Qui peut travailler chez lui ? Dans quelles conditions. ? Quelles sont ces conditions ? Que faire en cas d’impossibilité de travailler chez soi ?
- L’articulation des temps de vie – Comment respecter le droit à la déconnexion ? Les temps de travail et de pause doivent-ils être ajustés ? Comment encourager la transparence sans être intrusif ? Quelles règles fixées pour respecter l’équilibre vie privée-vie professionnelle ? Quelles adaptations proposées en fonction des situations sociales (personnes aidantes, parents à deux, parents solo, maladie…) ?
- L’usage des outils numériques – Tout le monde dispose-t-il d’une bonne connexion ? Les outils de l’entreprise sont-ils fiables, accessibles et performants ? Les salariés ont-ils les compétences suffisantes pour les utiliser ?
- Le management – Les managers sont-ils suffisamment sensibilisés aux spécificités du télétravail ? Ont-ils les espaces nécessaires pour échanger sur leurs difficultés ? Les pratiques et la culture managériale de l’entreprise sont-elles adaptées au bon suivi du télétravail ?
- Le collectif de travail – Comment animer le collectif ? Comment fluidifier la communication ? Comment maintenir la communication ? Comment décloisonner la communication et créer des espaces de partage, de soutien ?
#2 - Formaliser les modalités mais rester flexible
Il est possible de formaliser les modalités du télétravail sous plusieurs formes, soit sous forme de charte, soit sous forme d’accord. L’essentiel est de s’assurer que les dirigeants adhèrent à cette organisation particulière ; que les managers et les équipes soient sensibilisées aux adaptations qu’ils doivent mettre en place pour télé-travailler dans de bonnes conditions.
Attention, formaliser n’est pas manager ! Les modalités et les règles définies doivent faire l’objet d’un suivi régulier pour s’assurer que les 5 dimensions aient bien été prises en compte. Le télétravail reste un mode de travail particulier qui nécessitent une amélioration continue.
#3 - Privilégier le travail en mode projet
L’un des défis majeurs du télétravail, c’est de passer d’une culture du temps de travail à une culture du résultat. Cette culture peut s’amener progressivement en mettant en place un fonctionnement en mode projet, à savoir :
- Formaliser et clarifier des objectifs à atteindre
- Découper l’atteinte des objectifs en étape à planifier, avec un début et une fin de projet
- Définir des temps et évaluer les charges
- Définir des indicateurs pour assurer un suivi
- Mettre en place des rendez-vous et des actions de communication interne réguliers
Ce fonctionnement à distance sous-entend également une évolution vers une organisation de plus en plus horizontale où il est primordial de faire confiance à ses équipes en les responsabilisant mais aussi de donner les moyens aux managers de faire évaluer leurs pratiques. Dans une organisation en mode projet, à distance, l’important c’est d’aboutir et de réussir chaque projet.
#4 - Alléger les responsabilités individuelles en renforçant les échanges
Cela peut paraître paradoxale avec le point précédent mais cela reste un point d’attention important. Pour celles et ceux qui n’ont pas l’habitude, se retrouver du jour au lendemain avec la responsabilité de son temps de travail et de l’évaluation de ses tâches peut mener à une surcharge invisible de travail et un déséquilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Pour pallier cela, il est recommandé de :
- Créer des espaces d’échange de bonnes pratiques et de retours d’expérience – autant pour les dirigeants, que les managers et leurs équipes ;
- Renforcer le suivi et accompagner davantage les personnes en situation d’isolement plus importante et/ou avec le moins d’expérience de télétravail ;
- Inciter à remonter les difficultés d’organisation ;
- Centraliser et décloisonner les ressources de travail, d’accompagnement et de formation ;
- Faciliter l’évaluation des outils de travail et des méthodes de management à distance ;
- Alterner les formats de réunion entre des formats courts en équipe pour faire l’état de avancées projet par projet et des formats plus long pour faire un état plus global ;
- Proposer différentes routines de travail en fonction des activités et des situations.
Le télétravail apporte bien des avantages à une organisation tels que :
- Le renforcement du travail collaboratif ;
- Le gain d’autonomie ;
- Le décloisonnement de la communication ;
- La montée en compétences transverses et en compétences numériques ;
- La transition d’une culture de la surveillance et du présentéisme à une culture de la confiance et du résultat ;
- Le développement du travail en mode projet…
Cependant, ces avantages ne se concrétisent pas automatiquement. Il y a plusieurs dimensions à prendre en compte ainsi que des règles à définir collectivement en fonction des activités, des moyens, des compétences, de la situation sociale et du cadre de travail de chaque collaborateur.
Une fois formalisés, en charte ou en accord, ces éléments ne sont pas figés et nécessitent d’être améliorés progressivement en permettant aux télétravailleurs d’autoévaluer leurs conditions de télétravail – surtout quand le télétravail n’était pas pratiqué avant.
Enfin, il est primordial de créer des espaces de partage à la fois individuelle et collectif pour prévenir les risques de désengagement, d’isolement ou de surcharges invisibles.
Téléchargez l'infographie
[1] 4ème édition du Baromètre annuel Télétravail de Malakoff Humanis : étude de perception CSA pour Malakoff Humanis, réalisée auprès d’échantillons représentatifs de 1 280 salariés et 300 dirigeants d’entreprises d’au moins 10 salariés du secteur privé – Recueil par internet (salariés) et téléphone (dirigeants), du 9 au 31 décembre 2020.
[2] ANACT – L’agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail
Télétravail : comment sécuriser son système d’information ?
Véritables freins au télétravail, la protection des données sensibles, l’usage d’applications critiques à distance et l’ouverture des accès au système d’information, en dehors des locaux de l’entreprise, deviennent des enjeux indispensables pour l’entreprise.
En effet, depuis de le début de la pandémie, 93% des entreprises françaises ont enregistré une hausse des cyberattaques, et ce, en raison de plusieurs problématiques[1] :
- Identifier les nouveaux appareils personnels sur leurs réseaux (29%)
- Assurer la surcharge des systèmes d’information liées à la saturation des VPN (21%)
- Faire face à la recrudescence des failles de sécurité liées aux visioconférences (15%)
Le risque zéro n’existe pas, certes, mais il existe plusieurs actions et bonnes pratiques à mettre en place pour lever les freins techniques à la généralisation du télétravail.
#1 - Protéger les données sensibles
En dehors des obligations légales de la RGPD, les données sensibles, liées aux données de l’entreprise et de ses collaborateurs sont souvent la cible d’attaques. Ces données peuvent fortement compromettre l’activité de l’entreprise si elles sont volées. Afin de se prémunir au mieux des actions malveillantes, plusieurs pratiques sont possibles :
- Cartographier les données sensibles
- Chiffrer les données sensibles
- Limiter les droits d’accès aux données aux seules personnes concernées
- Tracer les accès aux données sensibles
- Sauvegarder régulièrement les données sensibles
- Sensibiliser régulièrement les collaborateurs aux usages des données sensibles
#2 – Améliorer la sécurité des accès au système d’information
Le télétravail implique de fournir un accès à distance aux collaborateurs sur les applications et serveurs de l’entreprise. L’accès à un serveur ou une application, cloud ou local, inclue des risques liés aux vols de données, d’accès malveillant à des applications et serveurs critiques. Les conséquences peuvent aller de l’usurpation à l’arrêt total de l’activité opérationnelle.
Ces actions de mitigation de base permettent de renforcer la sécurité des accès :
- Référencer les droits d’accès par groupe d’utilisateurs
- Renforcer la politique de gestion de mots de passe
- Généraliser l’utilisation d’un outil de gestion de mots de passe ou du SSO
- Favoriser des accès par VPN sur les serveurs et applicatifs sensibles
- Intégrer la double authentification systématiquement (si le SSO n’est pas actif)
- Interdire la copie de fichiers et données en dehors du système d’information de l’entreprise
- Surveiller les accès aux applications et serveurs sensibles via les journaux d’évènements
- Mettre en place un service de support réactif pour aider et sensibiliser les collaborateurs à la cybersécurité
#3 – Définir une politique de sécurité du télétravail
L’acteur principal de la sécurité reste l’Humain. Tous les efforts peuvent être investis sur la technique, mais sans politique concrète ni sensibilisation aux bonnes pratiques, un collaborateur peut facilement entretenir des habitudes risquées pour la sécurité des données, et ce, avec les actions les plus anodines[2] :
- Près de 86% des salariés français utilisent un matériel personnel à des fins professionnelles
- 19% des employés entre 20 et 25 ans préfèrent leurs outils aux outils fournis par l’Employeur contre 6% des employés de plus de 45 ans
- 42% déclarent mettre à jour régulièrement leur système de sécurité personnel
Bien que le risque zéro n’existe pas, plusieurs actions de sensibilisation peuvent être mises en place pour réduire les risques humains :
- Fournir une fiche de bonnes pratiques à appliquer en dehors du bureau
- Utiliser un filtre de protection écran pour l’ordinateur
- Verrouiller l’ordinateur professionnel au bout de quelques minutes d’inactivité
- Interdire l’usage des clés USB ou autres supports amovibles
- Supprimer tout mot de passe inscrit sur un papier ou un bloc note
- Limiter l’installation d’applications personnelles sur le smartphone professionnel
- Ne pas se connecter sur des WIFI publics
- Séparer l’usage des équipements professionnels (ordinateur, messagerie, logiciel, etc.) des équipements personnels
- Sensibiliser régulièrement aux messages suspects sur les différents types de messagerie (email, SMS, chat…)
- Faciliter la remontée d’incidents et d’anomalies dans les usages à distance (activité suspecte, bug trop récurrent etc.)
En plus des bénéfices sur la productivité et la QVT, le télétravail est une opportunité pour l’entreprise d’améliorer la maîtrise de son système d’information en intégrant des bonnes pratiques de sécurité. C’est à l’issu de ces actions constantes et régulières que les collaborateurs développeront une culture de la sécurité, ce qui lèvera les freins de l’entreprise face au télétravail sur la question de la sécurité.
[1] Source “When The World Stayed Home”, Tanium 2020
[2] Source Symantec 2020
Identifier les mesures de sécurité à mettre en place grâce à notre dernière checklist : https://asgora.com/checklist-securite-systeme-information-teletravail/
Comment mettre en place une organisation collaborative du télétravail ?
Notre organisation de travail est une organisation à l’échelle d’une TPE en pleine croissance avec 3 associés actifs, des prestataires et des clients dispersés dans la région.
Notre philosophie de travail est assez simple : nous marchons à la confiance et à la transparence.
Pour nous, les erreurs, les retards, les absences, les difficultés ne sont pas graves tant qu’ils sont communiqués assez tôt afin d’être résolus collectivement. Nous tâchons de responsabiliser toute personne qui collabore avec nous, sans contrôle des horaires, ou de la présence,tant que les tâches sont bien réalisées, dans les délais qui conviennent à notre organisation et à nos clients.
Une réadaptation des méthodes Agile
Notre méthode d’organisation tire ses principes de plusieurs méthodes Agile que nous avons réadaptées selon nos appétences, nos ressources et nos enjeux business.
Nous découpons notre organisation de travail en Phase qui représente 1 objectif de croissance à atteindre. 1 Phase = 1 trimestre. Chaque trimestre se rythme en Sprint (ensemble de tâches) étalé sur 10 jours ouvrés de travail.
Tous les 10 jours, nous revoyons nos niveaux de priorité et de temps pour chaque Tâche ou ensemble de Tâches (attention anglicismes de consultant) :
- Backlog – Tâches à réaliser qui n’ont pas encore d’objectif et/ou de délai associés
- Starred – Tâches définies et validées qui doivent être réalisées pendant les deux prochaines Phase
- Sprint Backlog – Tâches à réaliser pendant le Sprint en cours (1 Sprint = 10 ouvrés de travail)
- Sprint Review – Tâches terminées qui nécessitent une relecture ou une validation
- Done – Tâches terminées
Suivi des tâches
Au cours d’un Sprint, chacun est libre de prioriser ses tâches comme il/elle le souhaite. Nous exigeons cependant que les tâches soient réalisées au bout des 10 jours.
A la fin d’un Sprint, nous faisons le point au cours d’une réunion d’une heure. La veille, une note est envoyée aux participants de la réunion pour leur rappeler les informations qu’ils doivent préparer.
Au cours de la réunion, tout le monde s’exprime et doit présenter tour à tour :
- L’état des interventions chez le Client, ses besoins et ses manques éventuels pour la bonne poursuite de la mission ;
- Ses réussites et ses difficultés ;
- Les tâches réalisées pour l’agence ;
- Les tâches en retard, les tâches en cours et les besoins pour les terminer ;
- Les tâches qu’il/elle souhaite faire sur le Sprint à venir avec le temps que cela prend pour chaque tâche ;
- Une estimation de son temps réel disponible pour valider la faisabilité des tâches à venir.
À l’issue de la réunion, le compte-rendu est traduit en tâches que nous répartissons dans notre outil de gestion de tâches (Planner). Chaque collaborateur balaie une dernier fois ses tâches et valide la faisabilité son Sprint dès le lendemain de la réunion.
L’objectif de cette méthode est de se responsabiliser en permettant à chacun de définir son planning et ses tâches pour atteindre un objectif commun. Ainsi nous renforçons l’engagement et la confiance de nos équipes.
Outils d’organisation (accessible en télétravail)
- Planner (Office 365) pour la gestion des tâches et des projets Client
- To-Do (Office 365) pour la gestion des tâches individuels
- OneDrive (Office 365) pour la gestion documentaire, les fichiers de travail et les ressources de veille (études, livres blancs, rapport etc.)
- Sharepoint (Office 365) pour centraliser les accès aux outils et ressources de travail, les rapports Google Data Studio, les résultats de nos veilles, des fiches de bonnes pratiques, un agenda des événements professionnels
- Slack pour la communication interne et la communication projet
- Teams (Office 365) pour les visioconférences avec nos clients (quand nos client sont sur Office365)
- Skype pour les points avec nos prestataires
- PipeDrive (CRM) synchronisé à Mailjet (e-mailing) pour le suivi de la prospection et des retombées marketing de nos contenus
Réussir une réunion à distance (et IRL)
Réussir une réunion IRL comme à distance est un art accessible qui ne demande pas énormément de moyen : des objectifs clairs, des participants qui sont réellement concernés par les sujets abordés, de la préparation et un suivi concret.
Une bonne réunion, ce n’est pas juste un bon moment d’échange, c’est aussi une activité de travail qui doit être vécue comme une activité productive et inspirante, en tenant compte de chaque participant.
Choisir des logiciels/applications adaptés à la majorité des participants
Est-ce vraiment important de bien choisir ? Oui, car combien d’entre vous ont perdu leur sang-froid à cause des latences, une présentation qui ne s’affiche pas, du bruit inaudible ou des audios coupés ? Qu’il s’agisse de Zoom, Teams ou Google Meet, ces solutions ne se valent pas toutes selon le format de réunion, le réseau des participants, le nombre de participants, les objectifs de réunion...
Pour bien choisir et ne pas perdre de temps dans la prise en main, plusieurs questions s’imposent :
- Combien de personnes participent à la réunion ? La solution choisie peut-elle tenir cette charge en ligne et/ou en local ?
- Les participant·e·s ont-ils une bonne connexion ? Celles et ceux qui ont des problèmes de réseau ont-ils une alternative ? Comment les intégrer à la réunion si ce n’est pas le cas ?
- La réunion nécessite-t-elle des fonctionnalités complémentaires : whiteboard, partage d’écran, arrière-plan, questionnaire en ligne… ?
- La solution est-elle sécurisée ?
- Les participant·e·s ont-ils déjà utilisé une solution de visio ? Faut-il prévoir un tutoriel en amont ?
- Les participant·e·s ont-ils accès à la solution de visio ? Doivent-ils prévoir une installation au préalable ?
Donner du sens et du rythme à la réunion en la structurant en amont
En tant qu’initiateur et initiatrice de la réunion, structurer une réunion permet de valider sa pertinence en amont, avoir un document de référence pour modérer les temps de paroles et des objectifs concrets pour impliquer les participants.
Grâce à cette petite routine, vous communiquez aux participants de la réunion ce qui leur permettra de savoir pourquoi ils-elles vous bloquent du temps, ce qu’ils-elles peuvent apporter et ceux que cela va leur apporter :
- Formaliser les sujets à aborder
- Vérifier que ces sujets n’ont pas déjà été résolus
- Identifier les personnes réellement concernées et leur assigner un sujet
- Définir ce qui est attendu pour chaque sujet et pour quand : un plan d’action, une validation, une revue, un REX, un livrable…
- Vérifier une nouvelle fois que ces attentes n’ont pas déjà été résolues
- Estimer le temps nécessaire pour répondre à tout
- Définir un ordre du jour et le communiquer en amont en précisant le temps que cela va prendre
Assurer un suivi après la réunion
Pour assurer le suivi d’une réunion, le plus simple reste de planifier et de répartir des tâches suite aux conclusions qui auront été faites. Afin d’éviter que la dynamique s’essouffle, il vaut mieux ne pas tarder à donner ces tâches dans un compte-rendu synthétique ou dans un outil de gestion, au mieux à la fin de la réunion, au plus tard dans les 48h. Enfin pour limiter les interprétations et valider la compréhension de tous, il est conseillé de relancer les participants qui n’ont pas formulé de retour après la communication post-réunion.
Bonus : les actions à décrochage garantie lors d’une réunion
- Lire des livrables ;
- Corriger des livrables ;
- Ne pas prendre de notes ;
- Chercher à interpeller une personne qui n’est pas présente et qui n’était pas prévue ;
- « Prendre le temps qu’il faudra » ;
- Demander des retours à chaud…