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Comment vulgariser les jargons informatiques en entreprise ?

Comprendre le vocabulaire IT a été pour moi, lors de ma prise de poste, un réel objectif et défi à relever. Je me suis rendu compte rapidement que ma méconnaissance de ce domaine, de ce milieu, m’empêchait d’appréhender facilement mes tâches, même les plus anodines. Entre le jargon technique utilisé par mon équipe, et le langage technique du secteur informatique en général, j’ai réalisé qu’il me fallait intégrer un nouveau vocabulaire, comme une nouvelle langue, tant pour la communication interne que pour mon travail de chargée de communication externe.

            En effectuant des recherches, je me suis aperçue que la problématique d’assimilation du vocabulaire, dans l’IT, était certes connue, mais rarement traité. L’utilisation d’un même vocabulaire est pourtant nécessaire pour que les équipes travaillent ensemble. Au sein de l'agence, avec mes responsables, créer un glossaire des mots qui m’étaient inconnus, s'est avéré être la solution la plus pertinente pour y remédier.

 À partir de mes recherches et de mon expérience d'intégration, je vais vous partager dans cet article, les solutions que j’ai testé et approuvé pour mieux vulgariser le jargon informatique.

#1 – Pourquoi faut-il créer un jargon technique commun ?

Il y a plusieurs situations de travail où se comprendre est indispensable pour le bon déroulement d’un projet, d’une présentation, ou d’un environnement de travail serein. Par exemple, il est probable que le service comptabilité ne comprenne certains termes du jargon IT. Ce qui peut poser un problème quand iels souhaitent remonter des problèmes techniques ou appréhender de nouveaux logiciels.

Par ailleurs, certains anglicismes, très présents dans l’informatique, peuvent être porteurs de mauvaise compréhension, surtout quand l’équivalent en français existe ou qu’il s’agit d’un mot inventé dans le cadre d’un projet.

Dès la prise de poste, une bonne compréhension du jargon de l’entreprise permet aux nouveaux salarié•es de mieux comprendre son environnement de travail, les orientations de son poste, savoir quand et comment poser des questions, mais surtout comment remonter correctement des informations.

Les effets d’une mauvaise compréhension des mots ont plusieurs effets :

• L’accumulation de retard, dû aux allers-retours générés par les incompréhensions ;
• Le désengagement des équipes, par fatigue des mots complexes ;
• Le mauvais ciblage des recrutements, par incompréhension des fiches de poste, qui peut se répercuter sur l’intégration ;
• Le développement de travail invisible, à savoir passer plus de temps à comprendre ce qu’on nous dit, plutôt qu’à réaliser ses tâches ;
• La perte de cohésion, entre les initiés et les apprenants…

Il s’agit alors d’aller au plus simple pour que tout le monde puisse se comprendre. La solution : la vulgarisation systématique des termes techniques, ou la co-création d’un jargon commun. Deux solutions sont possibles : désigner des référent•es pour traduire les termes ou mettre en place une démarche collective de vulgarisation.

#2 – Faciliter les questions

• En réunions

Pour éviter les hors sujets, les réunions peuvent être un moment propice pour valider une compréhension commune des enjeux techniques. Pour cela, le plus simple est d’accorder un temps de questions-réponses et de permettre d’échanger avec un•e référent•e, lorsqu’interviennent des termes inconnus. Cela permet d’appréhender sereinement le reste des échanges, et de ne pas prendre le risque de clôturer la réunion sur une incompréhension.

• Dans les échanges quotidiens

Lors d’une prise de poste notamment, il vaut mieux vérifier régulièrement qu’un terme technique signifie la même chose pour tout le monde.

En effet, Erwan Moyon, ingénieur informatique témoigne : « Il y a une réelle nécessité de reformuler régulièrement ce que je dis, avec du vocabulaire basique, pour que le métier puisse bien comprendre la situation et les enjeux des équipes IT. Même pour les équipes IT entre elles, on n’utilise pas forcément les mêmes mots pour les mêmes outils : la marque du logiciel, le fonctionnement, etc. Au fil des expériences, je me rends compte qu’un quiproquo sur deux, vient d’un décalage de définition. Depuis plusieurs années, j’appréhende mes missions en prenant le temps de formaliser le jargon de chacun, pour savoir quel vocabulaire utilisé avec qui. Cela favorise une compréhension plus rapide des besoins, des incidents, etc. ».

• Dans l’élaboration des consignes de travail

Lors d’une prise de poste :

Pour la recrue, il est essentiel qu’elle prenne le temps de consulter la documentation des processus, lorsqu’elle est documentée. Si ce n’est pas le cas, cela devrait être remonté aux managers, et enclencher des échanges pour bien les comprendre.   

Pour l’employeur, il est important de vérifier que les consignes données ont été bien comprise : soit en pointant la documentation, soit en prenant le temps de reformuler son propre vocabulaire. Prendre ce temps à cette étape évitera d’en perdre plus tard.

Lors de la répartition des tâches :

Pour le donneur d’ordre, vulgariser les tâches restent un travail constant, pour éviter d’avoir à reprendre le travail des équipes et limiter les conflits. Pour Fen Rakotomalala, consultante informatique, il faut « systématiquement demander si les tâches sont comprises […] Dans mon cas, c’est au moment des Sprint Meeting et Sprint Review. Je crée les tâches de mon côté, puis je bloque toujours un temps pour demander à mes équipes si mes tickets sont clairs. Si oui, je garde la structure et les termes utilisés, si non je les reformule, d’après ce qu’iels comprennent.».

Lors de la définition des process :

La définition de process commun peut contribuer à la formalisation d'un jargon commun. Pour ce faire, on peut procéder de manière collaborative. Plusieurs questions se posent alors pour co-construire ces process : Qu’est-ce qui est documenté ? Qu’est-ce qui ne l’est pas ? Quelles tâches sont systématiquement incomprises ? Quel est le meilleur support de mutualisation à utiliser, en fonction de la maturité digitale de chacun ?

#3 – Créer et alimenter un glossaire commun

« Le devoir d'un développeur est de vulgariser son travail de manière à le rendre compréhensible pour tous, mais ce n'est pas toujours chose aisée. » témoigne Nicolas BRONDIN-BERNARD, ingénieur indépendant. Pour cela, quoi de plus simple et d’universel, qu’un glossaire commun ! Il s’agit de répertorier et de noter tous les mots incompris, ou considérés comme complexes, puis de les classer idéalement par thématique et ordre alphabétique.

On peut agrémenter le glossaire d’un canal de communication commun, pour remonter de nouveaux mots à définir, et pour le maintenir à jour si certains mots viennent à évoluer.

Ces définitions peuvent ensuite faire l’objet d’une communication interne régulière. Ainsi, chaque personne peut s’y tourner dès qu’un mot lui paraît obscure. Chaque personne peut aussi s’y référer, avant de remonter une information, pour valider qu’elle l'a formulé correctement. Dans le cadre d’une prise de poste, le glossaire peut également être intégré au Kit de bienvenue.

Le glossaire peut être rédigé de différentes manières :

• De manière collaborative :
  • Vous pouvez organiser un atelier avec les équipes informatiques et leurs interlocuteurs, afin que chacun formalise les mots incompris, leurs définitions, leur classification et le format de diffusion du glossaire ;
  • Vous pouvez mettre en place un espace d’échange permanent où les moins initiés peuvent librement demander une définition, puis les experts répondent ;
  • En amont de chaque projet informatique, vous pouvez aussi rassembler les parties prenantes, pour qu’elles définissent ensemble le jargon qui sera employé au cours du projet.

• De manière unique :

Une personne peut être nommée responsable de ce glossaire. Les équipes lui remontent alors les mots à définir. Ensuite, soit elle les connait et les définie, soit elle demande au service concerné de les traduire. Ce sera à elle de les rentrer dans le document prévu comme glossaire.

En fonction de la demande, cette mise à jour peut être mensuelle ou trimestrielle. C’est à votre entreprise de définir la récurrence de cette tâche.

• Sur quelle plateforme ?

Afin que le glossaire soit utilisé, il est essentiel de le diffuser via un format qui puisse être facilement mis à jour et diffusé à l’ensemble de l’entreprise :

• Un intranet via des solutions type Sharepoint ou Notion : dans un onglet accessible à tous, prévoir une page partagée, où les mots incompris sont définis et classés par section
•  Un drive commun : possibilité de créer un dossier où chaque fichier est géré par un pôle métier différent. De cette façon, chaque pôle est responsable de la vulgarisation des termes, qui posent des incompréhensions aux équipes avec lesquelles ils interagissent
• Une newsletter ponctuelle : avec un format ludique, une newsletter peut permettre d’informer sur un rythme régulier les définitions du moment, leur évolution, leur champ d’exploitation…
• Des vidéos : si vous en avez les moyens techniques et financiers, animer les définitions en vidéos, en les classant par thème, par métier, peuvent permettre de mieux schématiser un processus, une technologie, une méthode…

#4 – Pour aller plus loin.

Vous pouvez consulter notre manière de décrypter et de rendre plus accessible des mots purement techniques au grand public.

#CoolLeMot : C'est quoi un Algorithme ? Cliquer ici 

#CoolLeMot : C'est quoi la Blockchain ? Cliquer ici

#CoolLeMot : C’est quoi un Malware ? Cliquer ici

Chaque secteur a un jargon qui lui est propre. Pour pouvoir travailler simplement, sans quiproquo, le mieux est d’utiliser les mêmes termes, pour les mêmes usages. Lorsque la communication est difficile, cela peut avoir plus effets sur les équipes :

• Des conflits à la suite d’une frustration liée à l’incompréhension
• La rétention d’informations ou un mauvais timing de remontée d’informations ;
• Des retards dans le déroulement d’un projet.

Pour impliquer toutes les équipes dans la vulgarisation du jargon informatique, un glossaire des termes purement techniques, régulièrement mis à jour, peut contribuer à limiter les quiproquos.

Pour cela, plusieurs solutions possibles :

• Faciliter les échanges autour des jargons informatiques ;
•  Privilégier des démarches collaboratives dans la définition de process, répartition des tâches…
•  Définir un glossaire commun et le diffuser sur des supports ciblés en fonction des activités qui gravitent autour des projets informatiques.

Même avec un glossaire, il est important de veiller régulièrement à ce que toutes les informations partagées, au cours d’un projet informatiques, soient comprises par tous : les équipes IT entre elles, de l’IT au Métier mais aussi du Métier à la direction.

Si elle n'a pas de bagage informatique, ce n’est pas forcément à l’équipe de communication de se charger de reformuler les termes techniques. L’équipe de communication a un rôle de centralisation, mais aura toujours besoin des équipes IT pour le contenu, des équipes métier pour évaluer leur pertinence. D’où l’importance que tout le monde soit bien formé et sensibilisé aux jargons informatiques.

by Fen Rakotomalala